結婚式と異なり、自由度と招待客の人数が増す、二次会の会場はどう選んでいけば良いのでしょうか？
みんなはどう選んでいったか、体験談などから考えてみましょう。
会場選びはいつから始めるの？
二次会が行える会場には、ホテル、カフェ、レストランなど、選択肢が豊富にありますが、いつごろから会場選びを始めたらよいのでしょうか。
遅くとも3〜6か月前
先ほど挙げたようにホテル、カフェ、レストランなど二次会会場に適したお店はたくさんありますが、人気のあるお店は早い段階で予約が埋まってしまうこともあります。
また、結婚式や披露宴が近づいてくるとその準備に追われてしまって、二次会のことまで手が回らなくなってしまうでしょう。
式場だけではなく、二次会会場との打ち合わせなども必要になってきますので、遅くとも3〜6か月前には会場探しをスタートさせることをおすすめします。
披露宴会場が決まってすぐに動くケースも
結婚式シーズン（4、5月と10、11月）は、結婚式場はかなりの混雑が予想されます。
人気のある会場は、1年前以上前から予約でいっぱいになることもあるほどです。
当然、二次会の会場も二次会でよく使われる人気のお店は、早い段階で予約がいっぱいになる可能性が高いのです。
一生に一度の結婚式、二次会ですので、気に入った会場を使いたいと考えると思います。そのためにも、結婚式場や披露宴会場が決まった時点ですぐに動いておくようにしましょう。
会場は誰が選ぶもの？
二次会の会場は、一般的には幹事か新郎新婦が決めますが、新郎新婦が会場を決めて、その後の仕事を幹事に任せるケースが多くみられます。
それでは二次会会場について、新郎新婦が選ぶ場合と幹事が選ぶ場合に分けて説明していきます。
新郎新婦が決める場合
新郎新婦が「どんな二次会にしたいのか」という構想が明確であり、会場にしたいお店もある程度自分たちでリサーチしているような場合、新郎新婦が会場を選ぶことが多いです。
新郎新婦が会場を選んだら、幹事に自分たちが希望する二次会の内容を伝えて、準備や進行を手伝ってもらいます。
二次会の会場探しを新郎新婦が行うと、幹事の負担を減らせますし、新郎新婦好みの会場を選べるのがメリットです。
しかし、結婚式や披露宴の準備と並行して行うことになるため、場合によっては新郎新婦の負担がかなり増えてしまいます。
幹事が決める場合
二次会に関することは全て幹事に任せる場合、幹事が会場を決めます。
この場合は、最初に新郎新婦と幹事との打ち合わせを行いますので、そのときにどのような二次会にしたいのか、予算や余興などの希望をしっかりと幹事に伝えましょう。
幹事は新郎新婦の希望をくみ取って、理想をかなえられるような会場を探していきます。
新郎新婦は、幹事に会場探しをお願いするときに、予定している招待客の人数、予算、会場のエリア、希望する雰囲気や内容をある程度詳しく伝えておく必要があるでしょう。
何度か幹事を経験している人にお願いするときは、会場選びを頼んでも、難なくこなしてくれるかもしれません。
上記のように、新郎新婦と幹事がそれぞれ会場選ぶ場合について説明しましたが、お互いに納得して会場を選ぶためにも、新郎新婦と幹事が一緒になって会場選びをするケースもあります。
どの方法がベストなのかは、幹事と新郎新婦でよく話し合って決めるようにしましょう。
まずは基本的なポイントを確認しましょう
まず、会場探しに必要なのは、おおよその場所、そして招待客の人数と二次会の予算です。
結婚式や披露宴と同日ならば、そのまま式場近くの会場にするか、二次会から参加する招待客のことを考えて駅から近くにするか、まずは場所を決めることが最優先のようです。
そして、おおよその招待客の人数と、二次会の予算に見合った会場を探していきます。
おおよその場所の決め方
まずは式場から続けて二次会へ参加する招待客が移動しやすいこと、二次会から参加する招待客が来場しやすいことを考慮しましょう。
例えば、招待客が自分たちで地図を見て迷わず到着できるような分かりやすい場所や、駅などからあまり離れていない場所などを探す際のポイントにすると良いでしょう。
式場から二次会会場までの移動距離・時間はどれくらいがベスト？
新郎新婦も招待客同様に式場から移動しますが、主役がなかなか到着しないために開始時刻が延びてしまったケースもあるようです。
そのため、式場から二次会会場までの移動距離や時間は、式場から30分までがベストです。
それ以上、移動距離や時間がかかるような二次会会場を選んでしまうと、新郎新婦だけではなく、同じく式場から二次会会場に移動する招待客の負担も大きくなります。
そうなると二次会に参加しない招待客が増えてしまう可能性もありますので、式場からの移動距離や時間もしっかりと考慮しましょう。
立地も大切
また、結婚式や披露宴、二次会でも飲み物はお酒が出されます。
公共交通機関の近くなら、お酒が入った招待客も帰路の心配が少なく、心ゆくまで楽しめた、という声が多く見受けられます。
ほかにも、タクシーを横付けしやすい会場を選ぶのも、ポイントに一つとなるでしょう。
招待客の人数に合った会場
立食形式であっても、ずっと立ち続けるのは誰しも辛いものです。
招待客の人数が決まっていても、着席形式にするか立食形式にするかによって会場の広さは大きく変わってきます。
会場の広さも確保したいけど招待客のことを考慮して席も用意しておきたい、という場合は半立食にすることは可能かどうかを会場のスタッフに相談してみるのも良いでしょう。
また、女性が多い場合はトイレ待ちの大渋滞が発生したケースもあるため、トイレの数など収容人数以外の点も気にしてみましょう。
二次会の予算に合った会場
現在は二次会などの招待状を電子メールで送る形式が増えていることもあり、二次会から参加する招待客から、割と気軽に急なキャンセルをされることが多いようです。
このような場合を想定して一人頭の予算を決め、キャンセル分も見込んだ人数を考慮して全体予算を決めましょう。 二次会では飲み放題がついているのかいないかも、予算の関係から会場選びに響いてきますので、必ず確認しなければならない点となります。
提供される食事の味や、スタッフと直接話して知る会場の雰囲気などは、インターネットや雑誌からではつかみきれません。
良い会場ほど早くに予約で埋まってしまうため、会場候補がいくつか挙がったら、早めに足を運んで決めるようにしましょう。
会場を決める前に必ず下見をしよう！
インターネットでエリアや条件を絞り込むことで、二次会の会場候補をいくつかピックアップできるでしょう。
今や、ほとんどのお店がホームページを持っていますので、写真で店内の様子や料理の内容、二次会に必要なサービスの有無なども確認できるようになっています。
しかし、最適な会場を選ぶためにも下見することをおすすめします。
下見前に決めておくこと
二次会会場を下見する前に、最低でも3つの点を決めておくようにしましょう。
1.収容人数
新郎新婦が選ぶ場合は、下見前におおよその招待客人数を決めておきましょう。
幹事が会場を選ぶ場合は、新郎新婦からおおよその招待客人数を聞いておき、その人数に合った会場を選びます。
2.予算と会費
二次会の会費をある程度決めておき、その中で会場費として使用できる予算がいくらなのかを計算しておきます。
その範囲内で収まるような会場を見つけるようにしましょう。
3.場所と交通アクセス
披露宴会場からあまり離れておらず、招待客の負担にならないように、公共交通機関が利用しやすい場所を選ぶのが理想です。
やりたい余興や演出もある程度決めておくと、会場に求める設備もわかりやすくなります。
下見の時のチェックポイント
下見の時にチェックしたい点がいくつかあります。
まずは、料理です。
招待客は、新郎新婦のお祝いに来てくれますが、料理も楽しみにしていることのひとつです。
予算内でどのような料理やドリンクが味わえるのかを聞き、また実際に料理を食べて味を確認してみましょう。
設備もチェックしておきたい点のひとつです。
余興や演出で使用するマイクやプロジェクターといった設備や機器が充実しているかも、確認しておきます。
また、新郎新婦や招待客が着替えられるスペースや控室、クロークの有無もみておきましょう。
ほかにも、下見に行ってみないとわからないのが、スタッフの対応です。
当日、気持ちよく二次会を進行するためにも、スタッフの対応やサービスは重要なポイントになってきます。
会場との打ち合わせはしっかりと！
二次会会場を決めるときには、会場スタッフとの打ち合わせを入念に行うことが重要になってきます。
それが、確認不足によるトラブルを防ぎ、二次会を成功させることにつながります。
予約前に確認しておきたいこと
二次会会場を決定、予約する前に、最低限お店のスタッフと話しておきたい点がいくつかあります。
まずは、お店の最少貸切人数と最大収容人数です。
参加招待客に出欠の確認を取る前に、お店を予約するケースがほとんどですので、当日の参加人数が大きく前後することもあるからです。
そして、店内レイアウトや形状も確認しておきましょう。
高砂席や司会者の位置などをイメージしながら、テーブルやレイアウトの変更ができるかどうかを聞いてみます。
最後に大切なのが費用です。
費用については、最もトラブルになりやすい点ですので、最低保証金や追加、延長、当日の増減料金などについても、できるだけ詳しく聞いておくようにします。
他にも、当日の料理や飲み物の内容、照明やトイレの場所など、しっかりと確認しておいたほうがいい項目がいくつもありますので、漏れがないようリストを作っておくといいでしょう。
二次会を成功させるためには、会場選びも重要な要素になります。
予約前に会場に確認するべき点を洗い出し、しっかりと調べたうえで会場を決めていきましょう。
