結婚式二次会の幹事さんの仕事の中で、「会場選び」は結構な神経を使うものです。

今回は、この会場選びについて役に立つ情報やプロとしての考え方をお教えいたします。

少しでも頑張る幹事さんのお役に立てれば嬉しいです。

そもそも何名を想定して探せばいいの?

会場を探しをする時には、まだ二次会に何人来るのかが正確に分かっていません。新郎新婦に確認しても

「まぁ、50人くらいでいいかなぁ~」と適当な場合もあります。(というか大体そうです)

まずは、新郎新婦に出来るだけ精度の高い【参加予定者リスト】を作成してもらい、参加者人数を予想しなければ始まりません。

ここを手を抜くと、あとで【金銭トラブル】に発展する可能性があります!

作成した参加予定者リストから【確実に来る人】の人数を基準にして会場選びをしていきます。

 

参加予定者をグループ分けする!

次に参加予定者をグループ分けしてみます。

A:確実に参加する人➜40人

B:確実ではないが来そうな人➜10人

C:微妙な人➜10人

このように整理して予想を立てていきましょう。

例えば、【A40人】+【Bの半分の5人】=45人

というように予想人数を決めていくと良いでしょう。

二次会の連絡メールはBCCを有効活用!その前にBCCって?

会場の最低予約人数に注意せよ!

予想人数が決まったら、いよいよ会場選びを始めますが、会場を選ぶ時に一番最初に注目して欲しいところがあります。

それは 会場のお洒落さ!  ・・・ではなくて

会場の【最低予約人数】です。

最低予約人数とは会場を貸切にする際に、最低限集めて欲しい人数のことだと考えて下さい。

例えば

飲食代金が5,000円で最低予約人数が30名の会場は15万円の売上が最低限保障してほしい金額というわけです。

別の言い方をすると、この会場の最低保障金額が15万円なので5,000円のコースで予約する場合は30人必要!

1万円のコースで予約する場合は15人必要!ということです。

この辺の設定は会場によって様々ですので、【最低予約人数】また【最低保証金額】を必ず確認しましょう。

当日、予想がハズレて25名(5,000コース)しか来なかった場合でも15万円請求をされます。

150,000円ー125,000円=25,000円(5人分)が赤字となり、幹事さん負担となってしまいます。

何が起きても最低保証人数はクリアーできるようにして下さい。

45名が確実に来るとしたら、30名くらいのところで探しておくのが無難でしょう。

会場の広さは?

会場の広さも気をつけなければいけません。

上記の例であれば、ABCの全員が来てくれたとしたら60名となりますので60名は最低でも入れるお店を選ぶ必要があります。

最低保証人数の設定が低くて安心だからといって、100名 200名入れるような広い会場もオススメしません。

どうしても、スカスカ感が出てしましい、パーティーが盛り上がりにくくなります。

新郎新婦が(なんか、私たち友達少ないのかな。。。)と勘違いしてしまう恐れがあります。

結婚式の二次会の参加者が少ない!どうしたらいい?

余興で広いスペースが必要な場合もあるとは思いますが、基本的にはちょっと狭くてパンパン!くらいがオススメです。

新郎新婦も

(なんかいっぱい来てくれて嬉しい~)という気分になれます。

会場を見学する際に、最大収容人数と合わせて、ベストな人数も確認しておきましょう。

まとめ

会場選びをするには、まずは【参加予定者リスト】の作成です。

ここをしっかりやってから会場選びをすれば、大丈夫です。

是非、今回の情報を参考に素敵な会場を見つけて下さい!

 

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マック

マックイベントプロデューサー・二次会プランナー

投稿者プロフィール

結婚式二次会のプランナーとしてのみならず、舞台演出やイベント司会の育成講師として幅広く活躍中。

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