結婚式の二次会会場の会場側との打ち合わせは何をすればいい?

結婚式の二次会会場の会場側との打ち合わせは何をすればいい?

結婚式の二次会でも、披露宴と同様に音響を使用したり、余興を行ったりといろいろな催しを行います。
スムーズに二次会を進めるために、新郎新婦は幹事とのやり取りも密に行うものですが、同じように会場側のスタッフとの打ち合わせも大切なもの。
今回は、より良い二次会にするために、二次会会場側とどんな打ち合わせをすればいいのかをご紹介します。

結婚式の二次会を選ぶときにまず確認しておきたいこと

結婚式の二次会会場をどこにするかというのは、意外に悩ましいもの。
ある程度目星をつけたあとは、会場側と打ち合わせをして条件を詰めていきますが、最初の段階で最低限確認しておきたいことをまとめました。

日時や場所、参加人数などの基本的な条件

まずは、結婚式と二次会を開催する日取りにその会場が空いているかをスタッフに確認しましょう。
インターネットや会場のサイトなどでは空きがあると記載されていても、タッチの差で埋まってしまうということもあり得ます。

また、想定しているゲストの人数がその会場で対応できるのかについても確認が必要です。

建物の内装や設備

想定するゲストの人数には対応してくれるとしても、実際にその人数が会場に入ったとき、どのような感じになるかはしっかり見ておきたいもの。
全員が座れるスペースがあるのか、立席の場合は少し休めるところがあるのかなどもチェックしておくと安心です。

それから会場の中だけではなく、受付やクローク、お手洗いや託児ルームなどの周辺の設備もチェックしておきましょう。
披露宴会場の場合はそれに特化しているため、専用のゲストルームやクロークなどを設置している会場がほとんどですが、二次会の場合はパーティ専用の会場ではないことも少なくありません。

平日はレストラン、予約があったときだけ貸切で二次会などのパーティに対応するというような会場では、トイレが小さかったり、クロークがなかったりということも。

予算に合ったプランの内容

結婚式には大きなお金が動きます。それは二次会も同じこと。
基本的に、二次会にかけられる予算を設定して会場を探すカップルが多いものですが、その会場が予算内で二次会を開ける会場なのかを確認することも重要です。

パンフレットやホームページなどでは安くうたっていても、実際に見積もりを出してもらうと、オプションや追加料金が加わって予算をオーバーしてしまうということは珍しくありません。

また、予算に応じて食事のグレードが変わることも多いため、予算通りのプランが可能か、可能ならばその内容がどんなものなのかについても確認しておきましょう。

・見積もりを出してもらい、すべての費用を開示してもらう

二次会にかかる費用の内訳はしっかりと確認しておきたいましょう。
会場を選ぶ時ときには、見積もりを出してもらってすべての費用を開示してもらうと良いです。
細かい内訳がわからなければ、どこを削ればいいのかという判断ができません。

トラブル防止のために打ち合わせで確認をしておきたいこと

二次会を選ぶ際に、会場との打ち合わせが不十分でトラブルになるケースは意外に多いものです。
トラブル防止のため、打ち合わせで確認しておきたいことをご紹介します。

支払い期日と支払い方法

意外に漏れてしまいやすいのが、お金に関する確認です。
結婚式の二次会を迎えるまでの流れとしては、まず会場を予約して下見をし、その後、本申し込み、その後当日を迎えるという流れです。

このうちどのタイミングでどんな費用を支払う必要があるのか、前払いなのか、後払いなのかなどを確認しておきましょう。
また、支払い方法も大切です。
振り込みなのか現金でもいいのか、クレジットカードが使えるのかといったことも、会場を選ぶときにチェックしておけると安心です。

予約金が必要なのか

料金の支払いでもう一つ重要なのが、会場を申し込んだときに予約金が必要なのかということ。

結婚式二次会の会場を選ぶときには、めぼしい会場を複数回って最終的にどこにするかを決める人が少なくありません。
しかし、会場側としては、そのカップルの返事が来るまでは他のカップルの予約を入れることができません。
そのため、安易な予約を避けるため、会場の仮押さえをするときには予約金を求める会場もあります。

内訳を「予約金」または「内金」としている会場がありますが、一般的に内金は料金の一部として支払うお金になるため、キャンセルしても返金はされません。
仮押さえをしたい場合、これらの料金がかかってくるのかについてもしっかり確認しましょう。

キャンセル料

二次会会場はその日貸切で対応することになるため、万が一当日が近くにキャンセルが出てしまうと、最悪の場合その日の売り上げが全く立たなくなることにもつながります。
二次会会場にとっては大きなダメージとなるため、正式に申し込んだ後には「予約当日の○日前を過ぎてからのキャンセルはキャンセル料をいただきます」というように、キャンセル料がかかる会場が多くなっています。

キャンセル料は段階的に設定されていることもあるため、いつからかかるのか、また、「○日前」という記載になっている場合には、当日を含むのか含まないのかといったことも確認しておきましょう。

ドタキャンが出た場合の対応

二次会は披露宴よりも無礼講であることや、開始も終了も夜の時間帯にかかってしまうことから、当日になって「参加できなくなった」といってキャンセルする人も少なくありません。
そのため、あらかじめキャンセルが出ることを想定してゲストの人数を考えておくといいのですが、それでも思っていた以上にキャンセルが発生してしまうこともあります。

もしもドタキャンが発生したとき、費用は100%かかるのか、ドリンク代だけはかからないなどの対応が可能なのかを、会場との打ち合わせでは確認しておく必要があります。

あとからトラブルにならないように、書面やメールで控えておく

二次会での会場側とのトラブルに限らず、何かトラブルになってしまうときには、当事者の意見が食い違ってしまうことが多いもの。
そして、それは「自分はこう言った」「そんなことは聞いていない」というように、お互いの認識が食い違うことも大きな理由です。

会場との打ち合わせのときには、あとからトラブルにならないよう、話したことはその場でメモをして残しておいたり、曖昧なことはできるだけクリアにするなどの対策をとっておくと安心です。
また、メールであれば送信した日付や送信先の履歴も残るため、何かあったときのためにも、打ち合わせの内容をメールなどで会場側と共有しておくとさらに安心です。

会場側と新郎新婦との役割分担を明確に

新郎新婦が二次会の幹事を選ぶのではなく、会場側が専用のプランナーや幹事を準備してくれることもあります。
その場合は、二次会の準備について新郎新婦が行うことと会場側が行うことについて、打ち合わせで確認しておきましょう。
確認しておきたい項目は以下の点です。

・ゲストへの招待状はどちらが発送するのか
・当日の受付や会費の清算はどちらが行うのか
・司会やアテンドなど、どこまで会場が対応可能なのか
・備品はどこまで会場が準備してくれるのか。BGMや音響などの貸し出しができるのか

まとめ

二次会の会場を選ぶときには、いろいろなことを確認する必要があります。
結婚式も二次会も、一生に一度のこと。
ゲストのおもてなしのためにも、できるだけ事前準備はしっかりとしておきたいものです。

会場側との打ち合わせでは、後々トラブルにならないようにお金のこともしっかり確認しておきましょう。
また、幹事と会場のスタッフが別にいる場合は、両方との打ち合わせを密に行うことも必要です。

忙しくてなかなか準備をする暇がないなかったり、幹事を誰にすればいいのかという新郎新婦には、経験豊富なプロの幹事代行業者を選ぶという方法もあります。
サポートが必要なところにはしっかりとサポートを入れて、最高の二次会にしてくださいね。

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