結婚式二次会の幹事になったらどうすればいい?進行表の作り方って?

結婚式二次会の幹事になったらどうすればいい?進行表の作り方って?

結婚式の二次会幹事をお願いされたら、できるだけ快く引き受けたいものです。
新郎新婦が信頼して幹事を任せてくれたのですから、その気持ちに応えられるように精一杯努めましょう。

そこで、二次会の幹事を務めることになったら、何をすればいいのか、打ち合わせのポイントについて紹介していきます。
併せて、当日の進行をスムーズにするための進行表の作成やサンプルについても、詳しくみていきましょう。

結婚式二次会の幹事は何をするの?

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二次会幹事を引き受けることになったら、まずは結婚式二次会の幹事がやるべきことを理解しておくことが大切です。
いろいろとやることが出てきますので、やるべきことを把握して、漏れがないようにリストを作っておくと安心でしょう。

二次会の4~5か月前

新郎新婦が結婚式や披露宴の日程を決めるとほぼ同時期に、二次会の開催を決め、二次会の幹事も親しい友人や会社の同僚などにお願いします。
その時期は、まだ二次会開催まで時間がありますので、新郎新婦とともに招待するゲストをリストアップしましょう。

また、新郎新婦がどのような二次会にしたいのかといった、二次会に対する希望や要望についても、最初によく話し合っておきます。
二次会のコンセプトや方向性が決まってくると、お店探しや余興、演出を考えやすくなります。

二次会幹事は複数名で依頼されることが多いので、幹事同士が初対面であれば自己紹介をするなどして、連絡先を交換しておきましょう。

二次会の3~4か月前

会場探しを始めていきます。
二次会の方向性やコンセプト、予算や条件などに従って会場をピックアップしていき、下見などを行ってさらに会場を絞り込みます。

会場や場所によっては混み合っており、早めに予約が埋まってしまうことがあるため、目ぼしい会場がみつかったら、仮予約できるかどうかを聞いてみましょう。

予約をする前に、会場設備や貸し出しの際の費用についても確認しておくと安心です。併せて、予約金やキャンセルチャージなどについても聞いておくと、お店とのトラブルも起こりにくくなります。

二次会の1~2か月前

二次会の2か月前頃までに、ゲストに招待状もしくは案内メールを送付して、出欠の確認をとります。
出欠の最終確認がとれたら予算を再確認して、料理の内容やコース、演出なども決めていきます。

本番直前まで

必要な備品を買い出したり、お店や新郎新婦と打ち合わせをしたり、当日スムーズに二次会がすすめられるように準備をすすめていきます。

二次会当日

当日は会場に早く入り、お店の人に挨拶をして機材などの最終チェックを行うようにします。
ゲストが到着する前に受付や会計の準備をしておき、到着したゲストから受付や会費、名簿チェックなどを行っていきます。

本番では、司会進行や余興のアシスタントなどを行い、タイムスケジュール通りに二次会が進行するように努めましょう。
最後に後片付けをして終了です。

新郎新婦や二次会会場のスタッフとの打ち合わせはしっかりと!

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二次会を成功させるためには、新郎新婦、二次会の会場スタッフと密な打ち合わせを行うことが重要なポイントになります。

新郎新婦と幹事の打ち合わせ

二次会の幹事は3~5名ほどで依頼するのが一般的です。
幹事同士が元から知り合いということもありますが、新郎新婦それぞれの知り合いから数名ずつというパターンも多くあります。そのため、まずは新郎新婦が主導となり、幹事同士の顔合わせを行うようにしましょう。

初めての打ち合わせ時に幹事同士の連絡先を交換し、連絡が取りやすいように連絡先グループを作っておくといいでしょう。
最初の顔合わせで確認しておきたいことが何点かあります。

まずは、新郎新婦の二次会に対する要望です。
アットホームにしたい、大いに盛り上がりたい、こんな余興をやりたいなど、新郎新婦が思い描く二次会について、幹事が理解する必要があります。

さらに、おおよそのゲストの人数についても聞いておき、二次会に取り込みたい余興や演出も含めて、予算を決めていきます。

また、幹事の役割分担についても、最初の打ち合わせで決めたほうがいいでしょう。
最初の打ち合わせでこんなに決めることがあるのかと思うかもしれませんが、幹事も新郎新婦も普段は仕事をしている人がほとんどで、みんなが都合を合わせて集まれる機会は限られています。

だからこそ、集合できるときにできるだけ決められることは決めておいたほうがいいのです。
その後の打ち合わせについては、お互いのスケジュールを確認しながら、集まれるときに集まるようにしましょう。

顔を合わせて打ち合わせを行うときは、事前に議題や決めるべきことや連絡事項をピックアップしておくと、円滑に話し合いが進みます。

会場との打ち合わせ

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新郎新婦との初回打ち合わせが済んだら、会場探しも始めなくてはいけません。
下見などを重ねて会場が決まったら、次は会場スタッフとの打ち合わせを行いますが、会場スタッフとの打ち合わせは幹事だけでなく、新郎新婦も同席してもらったほうがいいでしょう。

会場スタッフとの打ち合わせでも、確認しておきたいポイントがいくつかあります。

まずは、お店の料金体系、会計について確認しておきましょう。
予約するときに料理のコースやドリンクなどの料金について詳しく聞くと思いますが、聞き間違いやミスがあると、それがトラブルになります。
ですので、新郎新婦にも料金体系について確認してもらうようにします。

料金について不明な点や聞きたいことがあれば、お店のスタッフにその場で質問しておきましょう。
料金に関することは後にトラブルの元になりやすいため、事前に十分確認しておくことが大切です。
当日の流れ、注意事項についても確認しておきましょう。

ゲストの中には喫煙者もいると考えられますので、喫煙スペースの確認やクロークを設けてくれるのか、時間の流れなどについても聞いておきます。
特に時間の流れは、余興や演出のスケジュールにも影響を与えますので、間違いのないように確認しておくことが重要です。

音響や映像の設備についてもチェックしておきましょう。
余興や演出で音響や映像設備は欠かせませんので、貸し出しできるのか、その際の費用はかかるのかなど、細かい点についても確認しておくと安心です。

また、自分たちでDVDやパソコンを持ち込むときは、持ち込みが可能であるか、接続ができるか、ケーブルの有無などもチェックしておきましょう。

最近は、二次会の会場スタッフも、ウェディングプランナーが在籍しているなど、二次会の進行やレイアウトについて詳しい人が増えてきています。
二次会に対する希望や、疑問や不安なことなどは、会場スタッフに遠慮なくどんどん相談するようにしましょう。

二次会の進行表サンプルを紹介

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二次会の開催時間は限られていますので、スムーズに進行するためにも進行表を作っておくと便利です。二次会のタイプに合わせて、進行表のサンプルをいくつか紹介していきます。

余興や出し物中心のゲスト参加型二次会

余興や出し物を取り入れて、ゲストにも二次会に参加してもらう機会を増やすタイプの二次会進行表です。

1.新郎新婦入場(5分)
2.ウェルカムスピーチ(5分)新郎新婦がウェルカムスピーチをし、この日のゲストを簡単に紹介してもらいます。
3.乾杯とウェディングケーキ入刀(10分)
ウェディングケーキ入刀の際には、ブーケトスやブーケプルズといったイベントを取り入れることで、会場が盛り上がります。
4.会食や雑談(30分)
この時にサプライズでスピーチをお願いするといいでしょう。
5.ゲーム(20分)
ビンゴや新郎新婦にまつわる○×クイズなど、ゲストが参加して楽しめるゲームを取り入れます。景品をつけると、さらに会場が盛り上がるでしょう。
6.余興(20分)
歌や楽器の演奏、モノマネ、DVD映像を流すなど、いろいろな余興が考えられます。
7.新郎新婦の謝辞(10~15分)
新郎新婦はゲストへの感謝と今後の抱負を語りましょう。
8.お開き、送賓(10分)
BGMに合わせて新郎新婦はゲストを送ります。

ゆったりとした二次会の進行表

当日やゆったりとリラックスしながら二次会を過ごしてほしいという場合の、進行表です。

1.入場(5分)
2.ウェルカムスピーチ(5分)
3.乾杯(5分)
4.会食、雑談(約1時間)
会話中心ですので雑談の時間を多くとりましょう。その時は新郎新婦が各テーブルに回って、ゲストと話をする時間を取るようにします。
5.ゲーム(20分)
ゲストがテーブルに座ったまま参加できる、ビンゴゲームなどがおすすめです。
6.デザートビュッフェ(10分)
ゲストに楽しんでもらうために、デザートビュッフェを用意しましょう。
自分のペースで好きなデザートを存分に楽しんでもらえます。
7.新郎新婦謝辞(10分)
8.お開きと送賓(10分)

進行表はあくまでも予定ですので、予定通りに進まないことも考えられます。
タイトなスケジュールを作ると、進行しづらくなりますので、ある程度時間に余裕を持って作成しておくと当日慌てずに済みます。

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