友人や知り合いから結婚式の二次会幹事をお願いされて引き受けたものの、何から手をつけたらよいのか戸惑っている人も多いでしょう。
結婚式二次会を成功させるためには、事前にしっかりと計画を立てることがポイントです。
ここでは、二次会幹事を任されたときにやるべきこと、準備することについて詳しく解説していきます。
結婚式二次会の幹事を頼まれた！幹事の役割ってなに？
二次会の幹事を任せられたときは、まずはその役割について理解することです。
事前にやるべきこと
二次会の幹事が決定したら、まずは新郎新婦を交えて顔合わせを兼ねた打ち合わせを行います。
その際に、新郎新婦が求める理想の二次会について聞きだし、コンセプトや内容を考えていきましょう。
また、新郎新婦の求める二次会を実現するためにも会場選びは大切です。
新郎新婦が結婚式や披露宴を行う会場から比較的アクセスが良いこと、料理や雰囲気、ゲストの人数などで会場を選別していきましょう。
会場が決定したら招待状を発送したり、メールで案内を送ったりと、ゲストの出欠確認を行うことも幹事の仕事のひとつです。
併せて二次会のプログラムを作成し、BGMを決める、必要な備品や景品を買い揃えることなども進めていきます。
二次会当日はスムーズに進行できるように、事前に幹事の役割分担を決めておくといいでしょう。
このように、二次会幹事は事前準備もやることがたくさんあるのです。
当日の役割
二次会当日は、早めに会場入りして会場設営や受付の準備をしていきます。
ゲストが会場入りし始めたら、それぞれの持ち場について事前に計画した通りに二次会を進行していきましょう。
二次会が終了してからは、最後まで会場に残って片づけを手伝います。
幹事の二次会当日までの準備スケジュール
二次会当日までの準備の進め方、スケジュールについて紹介していきます。
新郎新婦、他の幹事との打ち合わせ
二次会の幹事は、新郎と新婦それぞれの会社の同僚や友人から数名ずつ選ばれることがほとんどです。
幹事同士が知り合いでないことも多いため、まずは二次会の4か月前を目安に新郎新婦を含めた顔合わせを行います。
顔合わせのときに幹事同士で連絡先の交換を行い、新郎新婦とどのような二次会にしたいのかを話し合っておくといいでしょう。
会場探し
幹事同士の顔合わせが済んだら、早速会場探しを進めていきます。
二次会会場の候補もたくさんありますので、おおよそのゲストの人数や二次会のコンセプトに合った雰囲気、披露宴会場からの距離などを考慮しながら会場を絞り込んでいきましょう。
気になる会場へは実際に足を運び、雰囲気や料理の味を確かめたり、スタッフと打ち合わせをしたりして最終的に会場を決めていきます。
招待状の作成、送付
新郎新婦と相談しながら二次会に招待するゲストをピックアップし、招待状を作成し送付します。招待状はハガキで送ることもできますが、最近はメールやSNSを利用するのが主流のようです。
招待状の作成や送付は、二次会の3〜4か月前までに済ませておくのが理想です。
二次会のプログラム内容を決定
二次会会場が決定したら、二次会のプログラム内容について考えます。
スピーチや挨拶、歓談などの時間を考えながら演出に使える時間を計算し、内容を決めていきましょう。
当日は進行が押してしまうことが多いため、時間に余裕を持ってスケジュールを組み立てることをおすすめします。
進行表、台本の準備
練習や準備を万全に行っていても、当日は緊張して段取りや進行を忘れてしまうことがあります。
そこで、二次会をスムーズに進行できるように、進行表や台本を作っておきましょう。
ゲストの出欠確認
ゲストの人数に応じて予算や演出などに変動が出てきますので、二次会招待状の出欠確認締め切りに合わせて出席人数を確認しておきましょう。
出席人数が把握できたら、予算を確認して予算内に収まるように会場費などをやりくりできるように、プランニングしていきます。
また、出欠確認締め切り後や当日の欠席も考慮して、予算には余裕を持っておくことを、おすすめします。
機材や備品、ゲームの景品などを準備
二次会進行に欠かせないマイクや音響、映像設備が備えてあるかどうか、お店の物を使用するときの料金についても確認しておきましょう。
また、必要な機材を持込みする場合、持込み料がかかるかどうかも併せて聞いておきます。
演出やゲームで渡す景品、プチギフトなど、二次会に必要なグッズを購入するのも幹事の役目です。
そして、二次会終了後にかかった費用を計算しますので、買い物をした場合はレシートや領収証を必ずもらっておくようにしましょう。
三次会の準備
二次会の後で三次会の開催が予測できるときは、三次会の会場についてもリサーチしておきましょう。
二次会の盛り上がりが冷めないように、ゲストや新郎新婦の負担を減らすためにも、三次会の会場は二次会会場近くにするのがおすすめです。
また、事前に三次会を行うことが決まっているときは、予約を入れておくとスムーズに会場移動ができます。
二次会の幹事になったら押さえておきたいポイント
幹事の仕事は、事前準備から当日の進行までやることがたくさんあります。
やるべきことをきちんとこなすことも大切ですが、ポイントをしっかり押さえることで効率よく仕事を進められるようになります。
役割分担はしっかり決めよう
準備がスムーズに進むように、新郎新婦と幹事とで役割分担をしっかりと決めておきましょう。
新郎新婦はゲストのリストアップや、おおまかな予算の設定などを行い、それ以外のことは幹事に任せることが多いようです。
幹事は複数名で行うことがほとんどですが、幹事の人数が少ない場合や幹事が忙しく手が回らないことも出てくるでしょう。
幹事が大変なときは会場選びや招待状の発送など、新郎新婦にお願いできることは任せたほうがいいかもしれません。
最初に新郎新婦と幹事で顔合わせをしたときに、お互いのやるべきことをリストアップしておき、共有しておくと話し合いがスムーズです。
また、グループLINEなどで進捗状況を共有できるようにしておくと、作業の漏れや忘れを防げるようになります。
二次会当日は使う言葉に気を付けて
二次会当日は幹事が司会進行を担当する場合が多いですが、司会に慣れていないからこそ、進行表や台本を作成しておくことをおすすめします。
当日、緊張して途中で言葉が出なくなってしまったり、進行や重要なポイント、注意点を忘れてしまったりするといった事態を防げるからです。
また、司会に慣れていないと、緊張して無意識のうちに早口になったり、声が小さくなったりしがちですが、ゲストがどこにいても司会の話が聞き取れるように、適度な声の大きさと話すスピードに注意する必要があります。
そして、言葉遣いにも十分に注意しましょう。
二次会当日は新郎新婦と同年代のゲストが多く、カジュアルな雰囲気の中で二次会が行われるかもしれません。
しかし、司会者は新郎新婦やゲストに対して敬意を示すために、基本的に敬語を使い丁寧な言葉で話すことを心がけましょう。
結婚式や二次会に不相応な忌み言葉や、重ね言葉を使わないようにすることも重要です。
忌み言葉とは、「切る」「戻す」「冷える」「最後」といった別れや不幸を連想させるような言葉で、重ね言葉とは、「ますます」「いろいろ」「皆々様」といった再婚を連想させる言葉となります。
日常会話でもよく使う言葉ですので、忌み言葉や重ね言葉をつい発してしまいそうな場面では、台本に目立つように注意書きをしておくと安心です。
赤字にならないように予算管理はきっちりと！
ゲストや新郎新婦に喜んでほしくて、二次会の予算をオーバーしてしまうことがありますので、予算管理はしっかり行いましょう。
もし予算をオーバーする可能性があるなら、新郎新婦の衣装代や会場の装飾代、招待状やプチギフトなどを新郎新婦にある程度負担してもらうようにすることも一つの手です。
また、二次会の余興や進行を考えるときに、会費や参加人数がある程度確定してから予算を決めることも有効策のひとつでしょう。会費や参加人数が把握できていると予算に充てられる費用も明確になり、予算内でやりくりできるように計画を立てられます。
反対に、二次会の内容を決めてから会費を決めるやり方もあります。
進行や演出にかかる費用を計算して、それをゲスト1人当たりの人数で割って計算すると必要な会費の金額がわかるでしょう。
二次会の幹事を任せられたら、事前準備から当日まで幹事がやるべきことはたくさん出てきますので、漏れがないようにリストを作っておくことが大切です。
また、幹事同士だけでなく、新郎新婦とも小まめに連絡を取り合って情報を共有しておくことで、作業の抜け漏れなどを防ぐことができるでしょう。
事前の準備をしっかりやっておくことが、二次会の成功につながっていきます。
