結婚式二次会の当日に幹事がバタバタすることの１つに【受付の準備】があります。
受付は、参加者から会費を頂き、お釣りを渡し、誰が来場したかをチェックするという役割です。
今回は、受付でよく起こるトラブルをご紹介します。事前にリスクを知っておけば、トラブルを未然に防ぐことができます。
準備をする際の参考にして下さい。
受付で起こるトラブルを事前に知っておこう！
受付の業務を軽く考えていると、痛い目にあいます！
受付で起こるトラブルを事前に知っておくことで、トラブルを未然に防ぐために気をつけるべきポイントが把握できます。
よく起こるトラブルとしては
■お釣りの準備を忘れて直前でバタつく
会場側も営業で使う小銭が必要ですので、いきなり両替には協力してもらえない事が多いです。
コンビニも【両替お断り！】の所が多いので二次会開始直前に汗だくで両替可能なお店を探す羽目になります。
■参加者リストを準備していなかった
参加人数や会費合計の計算、新郎新婦に誰が参加したかを共有するためにリストは必要です。
会費を払っていない状態で会場に入っている人を発見し、会費を徴収するためにもリストは必要になります。
■受付に長蛇の列ができてしまった
お釣りを渡すのに手間取ってしまったり、参加者リストの名前チェックに時間がかかったり、お釣りが足りなくなってしまったり、、様々な理由で受付に時間がかかり、結果、スタート時間が遅れてしまうことがよくあります。
これが原因で終了時間をオーバーしてしまし、【延長料金】を会場から請求されることもよくあります。
■受付で預かったゲストの荷物を紛失
受付の人が気軽に荷物を預かってしまい、その荷物が紛失して責任を追求されることがあります。
お店のスタッフが預かりクロークで保管していた場合はお店側の責任ですが、幹事（受付）が預かった場合は幹事の責任となってしまいます。
■会場が請求してきた金額（参加人数）と手元の会費合計が合わない
受付で参加人数の合計や、途中参加した人数とその時間などをしっかり把握しておかないとトラブルになります。
会場側のスタッフは自分たちで人数を確認して、その人数分の飲食代金を請求します。
幹事は正しい人数をしっかり把握しておき、途中参加したゲストがいた場合は、【その分の追加料理が出されたのか？】【かなり後半からの参加で料理は食べていない場合飲み物代だけでいいのか？】などの細かい確認を会場側とする必要があります。この辺の計算は【事前に予約した人数】も関わってきます。
払い過ぎなどの損を被らないためにもしっかりと準備が必要です。
このように、様々な重大なトラブルが起こる可能性を秘めているのが受付という業務なのです。
とくに会費徴収漏れには要注意！
とくに気をつけなければいけないのが、会費を徴収出来なかった人がいないようにすることです。
誰からもらっていないのか把握できていない、、、
二次会が終わってしまい、帰ってしまった、、、
このような状態になるととても厄介です。
会場は実際に会場にいた人数分を請求してきますので、幹事がその分を負担する羽目になるでしょう。
まとめ
このように、お金がかかわる【受付】という役割にはしっかりとした【事前準備】と【知識】が必要になります。
次回は、トラブルを起こさない為の【正しい受付準備】をお送りします。
その受付方法を実践すれば、今回ご紹介したトラブルはほぼ起こることはありません。
次回をお楽しみに！！
