結婚式二次会の幹事を任されたら役割分担を決めよう!6つの仕事内容をチェック

結婚式二次会の幹事を任されたら役割分担を決めよう!6つの仕事内容をチェック

結婚式二次会の幹事は大忙し。

やらなければいけないことが山盛りです。

役割分担を大まかに決めてしまうと、漏れていたり忘れていたりなんてことも。

特に慣れていない人にとっては、

「初めて幹事に選ばれた。」

「どうしたら良いのか、あまりイメージが沸かない。」

「大変だと聞いたことがる・・・。」

と感じるかもしれません。

不安に思っている方にむけて、幹事のやるべきことについてまとめました。

幹事は具体的にどんな準備をするのか、目安の人数も含めて説明します。

この記事を読めば、幹事が初めての方でも問題ありません。

素敵な結婚式二次会にするため、6つの仕事をチェックしましょう。

1.結婚式二次会はどこで開催?会場選び

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結婚式二次会を行う場所は重要です。

一般的に、幹事がいくつかの候補をピックアップして、新郎新婦が最終決定をします。

まずはインターネットや口コミで会場を選び、以下の条件を比較します。

  • 立地(結婚式会場からアクセスは良いか、最寄り駅から徒歩何分か)
  • 会場の雰囲気(レストラン・居酒屋なのか)
  • 設備(映像・音楽を流せるか、ステージはあるか)
  • 料金(予算内に収まるか)
  • 周辺環境(パーティーにふさわしいかどうか)

良さそうな会場には、実際に下見へ行きましょう。

写真撮影や食事の味なども細かくチェックします。

新婚カップルが最終的に会場を決めたら、予約も幹事が行います。

その後も、会場スタッフとの連携は会場担当者に任せましょう。

何度も打ち合わせを行うことになります。

担当者の人数・向いている性格

担当者は1人〜2人が望ましいです。

会場選びには、幹事の中でも特にコミュニケーション能力の高い人が向いています。

2.結婚式二次会のゲストは何人?出欠確認

結婚式二次会の人数も正しく把握しておきたいところです。

幹事の仕事は、新郎新婦から呼びたい人のリストを預かり、招待状を送るところから始まります。

従来のはがきによる招待状もいいですが、便利なのはメールやSNSです。

返信が来やすいので、上手く活用しましょう。

連絡をしたあとは窓口となり、出欠をチェックしていきます。

もし長期間待っても先方から返事が無いようなら、直接会ったり電話したりできるとベターです。

人数の決定により、会場を再検討したり、提供するメニューの量を決めたり、大きな変更が必要な場合もあります。

迅速に出席・欠席をとりまとめましょう。

出席者名簿を作成し、結婚式二次会当日までに受付担当に渡します。

担当者の人数・向いている性格

担当者は1人が良いです。

出欠確認には、幹事の中でも顔の広い人が向いています。

3.結婚式二次会のお金はいくら?会計

結婚式二次会では、準備や会場に様々な費用がかかります。

例えば、以下です。

  • 会場のレンタル料金(予約金・料理代)
  • ゲームの備品・景品
  • プチギフト
  • 会場の飾り付けグッズ(装花やバルーン)
  • ウェルカムボード

他の幹事が使ったお金に関しても、会計係に報告したり領収書を渡したりしましょう。

お金の管理をきっちりしないと、のちのち困ってしまいます。

「思った以上に高かった・・・。」ということも。

もし予算を超えるようなら、すぐにふたりに連絡しましょう。

新婚カップルが負担をしなければいけません。

領収書をまとめ、細かく計算し、最終的に新郎新婦へと渡します。

担当者の人数・向いている性格

担当者は1人が良いです。

会計には、数字に強い人を選びましょう。

4.結婚式二次会の雰囲気は?演出

結婚式二次会を盛り上げるために、プログラムを考えます。

ゲームや余興の内容を企画しましょう。

ビンゴゲームが主流ですが、他にもくじ引きやカードゲームも人気です。

余興はダンスや楽器演奏が定番。

ゲストに頼むのか、プロを呼ぶのか、予算に合わせて考えましょう。

「ファーストバイト(セカンドバイト)」やクイズ大会など、結婚式二次会のテーマに沿った演出も組み込みましょう。

BGM選びも任せると統一感が出ますよ。

最終チェックは他の幹事や新郎・新婦にお願いし、最高のパーティーを計画しましょう。

また、当日には音響や照明・ビデオや写真撮影を担当する場合もあります。

担当者の人数・向いている性格

担当者は2人程度で構いません。

演出には、盛り上げ上手な人を選びましょう。

5.結婚式二次会を進行する!司会

結婚式二次会のテンションを左右するのが司会です。

幹事以外から選出する場合もありますが、やることは同じです。

結婚式二次会のプログラムを熟知した上で、台本を作ります。

パーティー当日、スムーズに進めることが出来るでしょう。

結婚式二次会が時間内に終わるよう調整するのも、忘れないでください。

メインの司会と、ゲームまたは乾杯時の司会の合計2人で担当することが多いようです。

担当者の人数・向いている性格

担当者は2人がベター。

司会には、話上手や営業職を選びましょう。

6.結婚式二次会の顔!受付

幹事なしの結婚式二次会ってあり?幹事なしの二次会の進行とは_4

ゲストが結婚式二次会に到着したら、まず対応するのが受付です。

幹事以外にヘルプをお願いするケースもあります。

会費を徴収したり、到着のチェックをしたりします。

ほかにも招待客の荷物を預かる役割も担います。

(会場によってはクロークスタッフがいます。)

また、チェキ写真を撮りたいなら、スタート前がベスト。

女性客もお化粧や髪型が整った状態で写りたいはず。

パーティーの期待感を高める、大事な係です。

担当者の人数・向いている性格

担当者は3 〜4人必要です。

受付には、丁寧に対応できる人を選びましょう。

まとめ

結婚式二次会の幹事は、仕事がたくさん。

準備からパーティー当日まで、大忙しです。

役割分担をしっかり決めて、それぞれが主体的に動きましょう

コミュニケーションを図り、進めていくことが重要です。

出席した人全員が笑顔になる、そんな結婚式二次会になるといいですね。

 

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