結婚式二次会の幹事は大忙し。
やらなければいけないことが山盛りです。
役割分担を大まかに決めてしまうと、漏れていたり忘れていたりなんてことも。
特に慣れていない人にとっては、
「初めて幹事に選ばれた。」
「どうしたら良いのか、あまりイメージが沸かない。」
「大変だと聞いたことがる・・・。」
と感じるかもしれません。
不安に思っている方にむけて、幹事のやるべきことについてまとめました。
幹事は具体的にどんな準備をするのか、目安の人数も含めて説明します。
この記事を読めば、幹事が初めての方でも問題ありません。
素敵な結婚式二次会にするため、6つの仕事をチェックしましょう。
1.結婚式二次会はどこで開催？会場選び
結婚式二次会を行う場所は重要です。
一般的に、幹事がいくつかの候補をピックアップして、新郎新婦が最終決定をします。
まずはインターネットや口コミで会場を選び、以下の条件を比較します。
- 立地（結婚式会場からアクセスは良いか、最寄り駅から徒歩何分か）
- 会場の雰囲気（レストラン・居酒屋なのか）
- 設備（映像・音楽を流せるか、ステージはあるか）
- 料金（予算内に収まるか）
- 周辺環境（パーティーにふさわしいかどうか）
良さそうな会場には、実際に下見へ行きましょう。
写真撮影や食事の味なども細かくチェックします。
新婚カップルが最終的に会場を決めたら、予約も幹事が行います。
その後も、会場スタッフとの連携は会場担当者に任せましょう。
何度も打ち合わせを行うことになります。
担当者の人数・向いている性格
担当者は1人〜2人が望ましいです。
会場選びには、幹事の中でも特にコミュニケーション能力の高い人が向いています。
2.結婚式二次会のゲストは何人？出欠確認
結婚式二次会の人数も正しく把握しておきたいところです。
幹事の仕事は、新郎新婦から呼びたい人のリストを預かり、招待状を送るところから始まります。
従来のはがきによる招待状もいいですが、便利なのはメールやSNSです。
返信が来やすいので、上手く活用しましょう。
連絡をしたあとは窓口となり、出欠をチェックしていきます。
もし長期間待っても先方から返事が無いようなら、直接会ったり電話したりできるとベターです。
人数の決定により、会場を再検討したり、提供するメニューの量を決めたり、大きな変更が必要な場合もあります。
迅速に出席・欠席をとりまとめましょう。
出席者名簿を作成し、結婚式二次会当日までに受付担当に渡します。
担当者の人数・向いている性格
担当者は1人が良いです。
出欠確認には、幹事の中でも顔の広い人が向いています。
3.結婚式二次会のお金はいくら？会計
結婚式二次会では、準備や会場に様々な費用がかかります。
例えば、以下です。
- 会場のレンタル料金（予約金・料理代）
- ゲームの備品・景品
- プチギフト
- 会場の飾り付けグッズ（装花やバルーン）
- ウェルカムボード
他の幹事が使ったお金に関しても、会計係に報告したり領収書を渡したりしましょう。
お金の管理をきっちりしないと、のちのち困ってしまいます。
「思った以上に高かった・・・。」ということも。
もし予算を超えるようなら、すぐにふたりに連絡しましょう。
新婚カップルが負担をしなければいけません。
領収書をまとめ、細かく計算し、最終的に新郎新婦へと渡します。
担当者の人数・向いている性格
担当者は1人が良いです。
会計には、数字に強い人を選びましょう。
4.結婚式二次会の雰囲気は？演出
結婚式二次会を盛り上げるために、プログラムを考えます。
ゲームや余興の内容を企画しましょう。
ビンゴゲームが主流ですが、他にもくじ引きやカードゲームも人気です。
余興はダンスや楽器演奏が定番。
ゲストに頼むのか、プロを呼ぶのか、予算に合わせて考えましょう。
「ファーストバイト（セカンドバイト）」やクイズ大会など、結婚式二次会のテーマに沿った演出も組み込みましょう。
BGM選びも任せると統一感が出ますよ。
最終チェックは他の幹事や新郎・新婦にお願いし、最高のパーティーを計画しましょう。
また、当日には音響や照明・ビデオや写真撮影を担当する場合もあります。
担当者の人数・向いている性格
担当者は2人程度で構いません。
演出には、盛り上げ上手な人を選びましょう。
5.結婚式二次会を進行する！司会
結婚式二次会のテンションを左右するのが司会です。
幹事以外から選出する場合もありますが、やることは同じです。
結婚式二次会のプログラムを熟知した上で、台本を作ります。
パーティー当日、スムーズに進めることが出来るでしょう。
結婚式二次会が時間内に終わるよう調整するのも、忘れないでください。
メインの司会と、ゲームまたは乾杯時の司会の合計2人で担当することが多いようです。
担当者の人数・向いている性格
担当者は2人がベター。
司会には、話上手や営業職を選びましょう。
6.結婚式二次会の顔！受付
ゲストが結婚式二次会に到着したら、まず対応するのが受付です。
幹事以外にヘルプをお願いするケースもあります。
会費を徴収したり、到着のチェックをしたりします。
ほかにも招待客の荷物を預かる役割も担います。
（会場によってはクロークスタッフがいます。）
また、チェキ写真を撮りたいなら、スタート前がベスト。
女性客もお化粧や髪型が整った状態で写りたいはず。
パーティーの期待感を高める、大事な係です。
担当者の人数・向いている性格
担当者は3 〜4人必要です。
受付には、丁寧に対応できる人を選びましょう。
まとめ
結婚式二次会の幹事は、仕事がたくさん。
準備からパーティー当日まで、大忙しです。
役割分担をしっかり決めて、それぞれが主体的に動きましょう。
コミュニケーションを図り、進めていくことが重要です。
出席した人全員が笑顔になる、そんな結婚式二次会になるといいですね。
