結婚式二次会の幹事は、仕事がたくさんあります。
「初めて任されたけど、具体的に何をすればいいんだろう。」
「パーティーまで3ヶ月を切った。他の幹事はどこまで進めているのかな。」
そう悩む人もいることでしょう。
スケジュールを作成しておかないと、当日慌てることになるかもしれません。
この記事では、幹事がやらなければいけないことをまとめました。
目安の時期も載せているので、参考にしてみてください。
結婚式二次会のタイムスケジュールを知り、効率的に進めましょう。
手順１：初めての顔合わせ
「顔合わせ」とは、新郎新婦と幹事全員が集まることです。
結婚式二次会の5ヶ月前が目安です。
チェックポイント 結婚式二次会のテーマは？
新郎新婦と結婚式二次会のコンセプトを共有しましょう。
例えば、
- 「ゲスト同士で交流を深めて欲しい。」
- 「大人向けのパーティーを開きたい。」
といった方向性を確認します。
テーマを知ることで、今後の準備で悩むことが少なくなります。
チェックポイント ゲストの人数は？
新郎新婦に、招待客についておおまかに聞いておきましょう。
この段階ではまだ出欠を取っていないので、ざっくりとした数で構いません。
一般的には40人〜50人程度です。
また、どんなゲストを呼びたいのかも把握します。
友人のみなのか、会社の上司・先輩も来るのかによって、会場の雰囲気を変える必要があります。
チェックポイント 会費はいくら？
まずはパーティー当日にゲストから徴収する会費を決めましょう。
飲食費+景品代+雑費=会費となりますので、会費が決まれば他の予算も大体計算できます。
もし予算を超えてしまった場合、新郎新婦が負担するのかも聞いておきましょう。
お金のことなので言いにくいとは思いますが、しっかり話し合いましょう。
のちのちトラブルに発展しないように、書面に残しておくのがベターです。
チェックポイント 希望の演出は？
主人公二人が行いたいと考えている演出はあるか確認します。
- 「ビンゴゲームは外せない。」
- 「ケーキをもう1回やりたい。」
- 「結婚式のムービーを流して欲しい。」
できるだけ二人の希望をプログラムに組み込みましょう。
演出のための設備が整っている会場を選びます。
チェックポイント 幹事の仕事は？
新郎新婦と幹事の役割分担を決めます。
誰がどの仕事をするか、明確に決めたほうがスムーズに進めます。漏れもなくなるでしょう。
結婚式二次会会場のピックアップは幹事、最終決定は新郎新婦が行うのが一般的です。
備品・景品の買い出しは幹事のみで行く場合がほとんど。
司会や受付も幹事が行うのか、幹事以外にお願いするのかも話し合います。
役割分担を決めたら、いつまでにそれを行うのか期日も決めておくと◎。
手順２：会場を探す
結婚式二次会の会場を決定します。
パーティー全体の雰囲気を左右するため、しっかり比較検討しましょう。
結婚式二次会の4ヶ月前に予約するのがおすすめです。
チェックポイント 条件をリストアップ
新郎新婦から聞いた希望をまとめます。
結婚式二次会のテーマや条件によって、どんな会場が合うかイメージを掴みましょう。
- 日付や時間
- ゲストの人数や傾向
- 料理・ドリンクの種類と値段
- 必要な設備
チェックポイント 候補を選ぶ
インターネットや雑誌・口コミから、良さそうな会場をピックアップします。
4箇所ほど挙げると良いでしょう。
連絡をし、日時に空きがあるか確認します。
予約が埋まっていなければ、実際に下見に行きましょう。
雰囲気やメニューの味、広さなどをチェックしていきます。
チェックポイント 予約する
気に入った場所があったら予約をします。
会場のスタッフに再度料金の説明を聞いておきましょう。
例えば、以下のような事項です。
- 予約金は必要か？
- 貸切保証金精度はあるか？
- 追加料金は発生するか？
特に「貸切保証金」については注意です。
通常、参加人数によってレンタル料が変動します。
しかし、ゲスト数が予定より少なくなっても、◯万円は払わなければいけない、という仕組みです。
手順３：プログラムを組む
会場が決定したら、パーティーのタイムスケジュールを細かく詰めていきます。
結婚式二次会3ヶ月前には始めておきましょう。
チェックポイント 進行表を作成
具体的に計画に落とし込んでいきます。
- 受付開始が18：30
- スタートが19：00
- 新郎・新婦が入場
挨拶をして・・・という感じです。
ざっくりと決まったら、一度主役の二人と幹事全員で見直すのがベター。
早めに余興をしてくれそうなゲストに相談しましょう。
チェックポイント 買い出しリストの作成
この段階で、必要なアイテムが分かってくるはずです。
- ゲーム用の景品やグッズ
- デコレーションアイテム（装花・ウェルカムボードなど）
- プチギフト
ほかにも様々な備品を買わなければいけません。
予算がオーバーしてしまいそうなときは、新郎新婦にすぐに報告します。
手順４：出欠を確定
結婚式二次会の1ヶ月前までには、ゲストの出欠がはっきりします。
席の配置もあわせて考えておくといいでしょう。
チェックポイント 招待状を送る
結婚式二次会の2ヶ月前には招待客に連絡が届くようにしましょう。
以前ははがきが主流でしたが、現在はSNSかメールでも構いません。
本文を書いたら、新郎新婦や他の幹事で読み回します。
OKが出てから、郵送や送信をしましょう。
チェックポイント 出席簿を作成
結婚式二次会の1ヶ月前を、返信の締切にしましょう。
人数が分かるので、再度会費と予算を改めて計算します。
もし足りない場合は、備品や景品のランクを下げるか、新郎新婦に追加費用を出してもらいます。
手順５：備品の用意
結婚式二次会の3週間前には、アイテムやBGMを揃えていきます。
忘れ物のないよう、ひとつひとつ確認しましょう。
パーティーはもうすぐ！あとは当日を待つだけの状態です。
チェックポイント 買い出し
打ち合わせで作っておいたリストを持ち、必要なグッズを買いに行きます。
ゲームの景品やプチギフトですね。
ほかにもパーティー当日に使う出席簿やお釣りも用意しましょう。
領収書（またはレシート）は必ず店員からもらっておき、会計担当に渡します。
結婚式二次会当日にすべて運ぶのは大変です。
事前の持ち込みは良いか、保管をしてくれるのか、会場のスタッフに確認しておきましょう。
チェックポイント BGMを用意
パーティーの進行に合わせて流す曲を決定します。
- 受付中
- 新郎新婦入場
- 歓談
- ゲーム中
など、状況に合わせた音楽を選びましょう。
CDまたはデータどちらかにまとめておきます。
会場の設備によって異なるので、確認しておきましょう。
まとめ
結婚式二次会の幹事に選ばれたなら、スムーズに準備したいですよね。
やらなければいけないことが多いので、幹事間で役割分担を決めましょう。
新郎・新婦ともコミュニケーションを忘れずに。
今回ご紹介したタイムスケジュールに則って進めていきましょう。
結婚式二次会を成功させて、参加者全員が笑顔になれるといいですね。
