【幹事の仕事】当日までのスケジュールを大公開!

【幹事の仕事】当日までのスケジュールを大公開!

結婚式二次会の幹事は、仕事がたくさんあります。

「初めて任されたけど、具体的に何をすればいいんだろう。」

パーティーまで3ヶ月を切った。他の幹事はどこまで進めているのかな。

そう悩む人もいることでしょう。

スケジュールを作成しておかないと、当日慌てることになるかもしれません。

この記事では、幹事がやらなければいけないことをまとめました。

目安の時期も載せているので、参考にしてみてください。

結婚式二次会のタイムスケジュールを知り、効率的に進めましょう。

手順1:初めての顔合わせ

「顔合わせ」とは、新郎新婦と幹事全員が集まることです。

結婚式二次会の5ヶ月前が目安です。

チェックポイント 結婚式二次会のテーマは?

新郎新婦と結婚式二次会のコンセプトを共有しましょう。

例えば、

  • 「ゲスト同士で交流を深めて欲しい。」
  • 「大人向けのパーティーを開きたい。」

といった方向性を確認します。

テーマを知ることで、今後の準備で悩むことが少なくなります。

チェックポイント ゲストの人数は?

新郎新婦に、招待客についておおまかに聞いておきましょう。

この段階ではまだ出欠を取っていないので、ざっくりとした数で構いません。

一般的には40人〜50人程度です。

また、どんなゲストを呼びたいのかも把握します。

友人のみなのか、会社の上司・先輩も来るのかによって、会場の雰囲気を変える必要があります。

チェックポイント 会費はいくら?

まずはパーティー当日にゲストから徴収する会費を決めましょう。

飲食費+景品代+雑費=会費となりますので、会費が決まれば他の予算も大体計算できます。

もし予算を超えてしまった場合、新郎新婦が負担するのかも聞いておきましょう。

お金のことなので言いにくいとは思いますが、しっかり話し合いましょう。

のちのちトラブルに発展しないように、書面に残しておくのがベターです。

チェックポイント 希望の演出は?

主人公二人が行いたいと考えている演出はあるか確認します。

  • 「ビンゴゲームは外せない。」
  • 「ケーキをもう1回やりたい。」
  • 「結婚式のムービーを流して欲しい。」

できるだけ二人の希望をプログラムに組み込みましょう

演出のための設備が整っている会場を選びます。

チェックポイント 幹事の仕事は?

新郎新婦と幹事の役割分担を決めます。

誰がどの仕事をするか、明確に決めたほうがスムーズに進めます。漏れもなくなるでしょう。

結婚式二次会会場のピックアップは幹事、最終決定は新郎新婦が行うのが一般的です。

備品・景品の買い出しは幹事のみで行く場合がほとんど。

司会や受付も幹事が行うのか、幹事以外にお願いするのかも話し合います。

役割分担を決めたら、いつまでにそれを行うのか期日も決めておくと◎。

手順2:会場を探す

結婚式二次会の会場を決定します。

パーティー全体の雰囲気を左右するため、しっかり比較検討しましょう。

結婚式二次会の4ヶ月前に予約するのがおすすめです。

チェックポイント 条件をリストアップ

新郎新婦から聞いた希望をまとめます。

結婚式二次会のテーマや条件によって、どんな会場が合うかイメージを掴みましょう

  • 日付や時間
  • ゲストの人数や傾向
  • 料理・ドリンクの種類と値段
  • 必要な設備

チェックポイント 候補を選ぶ

インターネットや雑誌・口コミから、良さそうな会場をピックアップします。

4箇所ほど挙げると良いでしょう。

連絡をし、日時に空きがあるか確認します。

予約が埋まっていなければ、実際に下見に行きましょう。

雰囲気やメニューの味、広さなどをチェックしていきます。

チェックポイント 予約する

気に入った場所があったら予約をします。

会場のスタッフに再度料金の説明を聞いておきましょう。

例えば、以下のような事項です。

  • 予約金は必要か?
  • 貸切保証金精度はあるか?
  • 追加料金は発生するか?

特に「貸切保証金」については注意です。

通常、参加人数によってレンタル料が変動します。

しかし、ゲスト数が予定より少なくなっても、◯万円は払わなければいけない、という仕組みです。

結婚式二次会会場はどこがいい?下見で確認する5つのポイント

手順3:プログラムを組む

会場が決定したら、パーティーのタイムスケジュールを細かく詰めていきます

結婚式二次会3ヶ月前には始めておきましょう。

チェックポイント 進行表を作成

具体的に計画に落とし込んでいきます。

  • 受付開始が18:30
  • スタートが19:00
  • 新郎・新婦が入場

挨拶をして・・・という感じです。

ざっくりと決まったら、一度主役の二人と幹事全員で見直すのがベター。

早めに余興をしてくれそうなゲストに相談しましょう。

チェックポイント 買い出しリストの作成

この段階で、必要なアイテムが分かってくるはずです。

  • ゲーム用の景品やグッズ
  • デコレーションアイテム(装花・ウェルカムボードなど)
  • プチギフト

ほかにも様々な備品を買わなければいけません。

予算がオーバーしてしまいそうなときは、新郎新婦にすぐに報告します。

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手順4:出欠を確定

結婚式二次会の1ヶ月前までには、ゲストの出欠がはっきりします。

席の配置もあわせて考えておくといいでしょう。

チェックポイント 招待状を送る

結婚式二次会の2ヶ月前には招待客に連絡が届くようにしましょう。

以前ははがきが主流でしたが、現在はSNSかメールでも構いません。

本文を書いたら、新郎新婦や他の幹事で読み回します。

OKが出てから、郵送や送信をしましょう。

チェックポイント 出席簿を作成

結婚式二次会の1ヶ月前を、返信の締切にしましょう。

人数が分かるので、再度会費と予算を改めて計算します。

もし足りない場合は、備品や景品のランクを下げるか、新郎新婦に追加費用を出してもらいます。

手順5:備品の用意

結婚式二次会の3週間前には、アイテムやBGMを揃えていきます

忘れ物のないよう、ひとつひとつ確認しましょう。

パーティーはもうすぐ!あとは当日を待つだけの状態です。

チェックポイント 買い出し

打ち合わせで作っておいたリストを持ち、必要なグッズを買いに行きます

ゲームの景品やプチギフトですね。

ほかにもパーティー当日に使う出席簿やお釣りも用意しましょう。

領収書(またはレシート)は必ず店員からもらっておき、会計担当に渡します。

結婚式二次会当日にすべて運ぶのは大変です。

事前の持ち込みは良いか、保管をしてくれるのか、会場のスタッフに確認しておきましょう。

チェックポイント BGMを用意

パーティーの進行に合わせて流す曲を決定します。

  • 受付中
  • 新郎新婦入場
  • 歓談
  • ゲーム中

など、状況に合わせた音楽を選びましょう。

CDまたはデータどちらかにまとめておきます。

会場の設備によって異なるので、確認しておきましょう。

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まとめ

結婚式二次会の幹事に選ばれたなら、スムーズに準備したいですよね。

やらなければいけないことが多いので、幹事間で役割分担を決めましょう。

新郎・新婦ともコミュニケーションを忘れずに。

今回ご紹介したタイムスケジュールに則って進めていきましょう

結婚式二次会を成功させて、参加者全員が笑顔になれるといいですね。

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