二次会も結婚式と同じように招待状を送るのが一般的ですが、結婚式とは送る方法や注意点などが少し違うようです。
二次会の招待状の送り方について、ポイントや注意点を押さえておきましょう。
結婚式と二次会に招待する人
結婚式にも招待するゲストであれば、結婚式の招待状と二次会の招待状は同封して送りましょう。
送る側も一度で済みますし、受け取る方も都合の確認や返送の手間が一度で済むというメリットがあります。
なおこの場合は、返信用はがきも結婚式と二次会を1枚にまとめておくと切手代も節約できますね。
もしも結婚式の招待状を送るタイミングまでに二次会のことが決まっていない場合は、改めて二次会の招待状を送るか、または結婚式の当日に席に招待状を置いておくという方法もあります。
二次会にのみ招待する人
結婚式には招待せず、二次会にのみ招待するゲストもいるでしょう。
その場合は携帯メールや郵送という手段を取る人が多いようです。
携帯メールであれば手軽に確認できますし、相手もメールで返送できるため忙しい人でも対応しやすいのではないでしょうか。
また、最近では二次会の招待状を送信できるアプリもあるようです。
ちなみに、ゲストからの返信をどう受け取るかについても返信はがきにするのかメールにするのか悩むところです。
この場合は招待状をはがきで送ってはがきにメールアドレスを記載しておき、返信はメールで受け取るという人もいるようです。
便利な方法を選びましょう。
招待状を送る時の注意点
会場までのアクセスをゲスト目線で記載
二次会の招待状も結婚式と同じように、基本的には招待状を見ればゲストが会場まで来られるように細かな情報を載せておくと親切です。
会場までの簡単な地図や、会場に駐車場があるか・公共交通機関で来るならば最寄り駅はどこなのかや、会場までの目印なども載せておきましょう。
一斉メールを送るときに押さえておきたいこと
招待状をメールで送る時、ゲスト一人一人に毎回送信の手続きを取るのは煩雑ですよね。
できれば、まとめて一斉送信ができると便利です。招待状をメールで送る時の注意点やポイントをまとめました。
一斉送信するなら属性ごとに分ける
二次会の招待状を作成したら、それをまとめて全てのゲストに一斉送信してしまいたくなりますが、おもてなしの心を表すためにもここで一手間かけたいところです。
二次会のゲストには、会社の同僚や友人、上司、取引先など、いろいろな属性に別れるものですが、目上の人と友人に対してでは、使う言葉も変わってきます。
できれば、目上の人に対する招待状の文面と、友人や同僚に対する文面を分け、それぞれのグループを作って一斉送信するようにしましょう。
もしも余興などを依頼するゲストがいる場合など、一定のゲストに対しては個別のメッセージを入れたいという場合は、またさらにグループ分けして送信することで対応できます。
送信欄はCCではなく、BCCを使う
招待状に限らずよく耳にする失敗談としては、一斉送信した時に受信者が他の受信者のメールアドレスを知ってしまうというもの。
メールアドレスも大事な個人情報ですので、勝手に知らない人に知られたくはないものです。
一斉送信する際には、送信先のアドレスを全て入力するものですが、ここで「CC」ではなく、「BCC」を選ぶことで、このようなミスを防ぐことができます。
CCとは「カーボンコピー」の略。
CCで送ると、受信者は全受信者のアドレスを確認することができます。
一方BCCとは、「ブラインドカーボンコピー」という意味で、他の送信者のメールアドレスが見えないようにするという機能があるんです。
タイトルは一見してわかりやすいものを
日々たくさんのメールが届く人の中には、件名だけを見て「これは読む必要がない」と思ったら、すぐゴミ箱に直行するという人もいます。
特に、幹事から届くメールは知らないメールアドレスから届くことが多いため、知らない人からの迷惑メールと誤解されてしまう可能性が高いのです。
そのため、件名には、どんな内容のメールなのかをしっかり示すことが大事です。
間違っても「初めまして」「突然のメール失礼します」と言ったような、内容がわからないタイトルにしないこと。
おすすめなのは、「（新郎）と（新婦）の結婚式二次会の招待状」というように、新郎新婦の名前と二次会の招待状であることを示すことです。
招待状の文例
招待状の本文をどうすればいいかについては、悩んでしまう人が多いかもしれません。
基本的には新郎新婦から送る招待状と、幹事から送る招待状とでは、内容が変わることはなく、必ず記載したいのが以下の項目です。
・二次会の場所と日時
・会費の金額
・会場までのアクセス方法
・返信の締め切り日
この他、記載しておくと親切なのがドレスコードです。
ゲストが迷ったり悩んだりしないよう、必要な情報は全て招待状に入れ込むようにしておきましょう。
記載する文例も少し変わる部分があります。
送り側が異なる場合の文例についてまとめました。
幹事から招待状を送る場合
幹事からゲストに招待状を送る場合には、以下のポイントに注意しましょう。
第三者目線で送る
新郎新婦からの招待状であれば、主役からの招待状なので主語は「私たち」でも問題はありませんが、幹事からの場合は、主語に注意し、第三者目線で招待状を作成しましょう。
問い合わせ先や返送先の窓口を統一する
招待状は、参加の可否を返信してもらうものですが、返送先を新郎新婦にするのか幹事にするのかはしっかり決めて統一しておきましょう。
人によって新郎新婦にするか幹事にするかを分けてしまうと、後から確認が煩雑になってしまいます。
幹事から招待状を送る場合の文例
幹事から招待状を送る時の文例を載せました。 幹事の方は参考にしてみてください。
まず、時候の挨拶を載せます。
そのあとに以下の文例のような案内文を書き、そのあとに日時や会場などの詳細情報を付記するというスタイルが一般的です。
また、「、」や「。」は使用しないのがマナーです。
「このたび 私たちの友人である【新郎の名前】くんと【新婦の名前】さんがめでたく結婚することになりました
つきましては お二人の門出を祝して 日頃親しくお付き合いをしている方々をお招きして盛大にお祝いをできればと思っております
ご多用中のところ誠に恐縮ではありますが ぜひお越しくださいますようお願い申し上げます
○月吉日」
新郎新婦から招待状を送る場合
新郎新婦がゲストを取りまとめる場合や、自分たちで結婚の報告をしたいという場合には、新郎新婦の名義で招待状を送ることになります。
この場合は、以下のことに注意するといいでしょう。
おもてなしの気持ちを込めた文面にする
幹事から送る招待状は、やや事務的だったり無機質であったりしてもそこまで気にならないものですが、新郎新婦から送る場合は、あまりに事務的なものだとゲストに不快感を抱かせてしまいかねません。
日頃見守ってくれている感謝の念や、お世話になった方に結婚の報告がしたいと思って二次会を開く、といったようなメッセージを込めた招待状の文面にすると思いが伝わります。
どこかに手書きのメッセージを入れるとより親切
もしもハガキで招待状を送るのであれば、招待状の最後や余白に一言でもメッセージを手書きで入れると温かみが増します。
メールで送る場合には、特にお世話になった人や親しい人に対しては、一斉送信ではなく個別にメールを送るようにして、一言メッセージを添えておくというのも良い方法です。
新郎新婦から招待状を送る場合の文例
新郎新婦から招待状を送る場合は、以下のような文例はいかがでしょうか。
時候の挨拶
「このたび私たち（2人の名前を入れてもよい）は結婚することになりました
つきましては 日頃からお世話になっているみなさまをお招きして 二次会パーティを開催する運びとなりました
ご多忙中のところ恐縮ではございますが 皆様と共に楽しい時間を過ごさせていただきたく思っておりますので ぜひお越しくださいますよう ご案内申し上げます」
招待状の発送方法
二次会の招待状を送る際、郵送手段はどうすればいいのでしょうか？
披露宴であれば、メールやLINEなどで送るのはマナー違反という声が高いもの。
もちろん郵送で一人一人に招待状を送るというのが丁寧ではありますが、それだけ費用がかかるもの。
招待状と、返信ハガキの2通分の郵送費が必要になってしまいます。
そのため、二次会であればメールで招待状を送っても特に問題はなさそうです。
告知するタイミング
二次会の告知のタイミングですが、基本的に結婚式にも招待するゲストに対しては、結婚式の招待状を送る時に一緒に告知をすると、相手も日程の調整がつきやすいものです。
二次会にだけ招待するゲストに対しては、ゲストによって告知のタイミングをバラバラにしないほうがいいでしょう。
他の人よりも招待状が届くタイミングが遅いと、「数合わせで招待されているだけなのでは」と不快に思う人もいるからです。
もしも忙しくて告知がバラバラになりそうな時には、少なくとも同じコミュニティの人に対しては、タイミングをずらさないように注意した方が無難です。
二次会の招待状は、携帯メールや郵送の手段を選ぶ人が多いようです。
当日は招待状が手元にあれば会場まで問題なく時間通りに来られるよう、必要な情報を招待状には載せておくと親切ですね。
