結婚式二次会の幹事を任された人のなかには「具体的に何をすればいいの？」と悩む人もいるでしょう。幹事の細かな役割は新郎新婦の意向によっても異なってくるため、おふたりと相談しながら進めることが大切です。
また、スムーズに準備をするために、二次会までの段取りや一般的に幹事が担うべき役割を把握しておくことも求められます。そこで今回は、幹事がやるべきまず取り組むべきことや準備、二次会までのスケジュールなどを紹介していきます。
結婚式二次会を成功させるために、幹事として万全な準備をしたいと思う人はぜひ最後までお読みください。
結婚式二次会の幹事とは？
結婚式二次会の幹事とは、挙式や披露宴などの準備で忙しい新郎新婦に代わり、二次会の準備や運営をおこなう人のことを指します。幹事の依頼は新郎新婦がそれぞれおこない、両者の友人などから幹事を立てることが多いです。
また、幹事がどこまでの役割を担うかは新郎新婦との相談で決めることになりますが、一般的には下記のように役割分担されるケースがほとんどです。
新郎新婦：予算・会場の決定、ゲストの選定・案内・出欠確認など
幹事：二次会のプログラムの企画、運営、司会、受付など
一般的に予算や会場、ゲストに関する部分は新郎新婦が担うことが多いです。幹事は、二次会のプログラムの決定や当日の司会進行などをおこないます。しかし、なかには新郎新婦から条件だけを聞いて会場選びをしたり、新郎新婦が選定したゲストに連絡をとって出欠確認をしたりすることもあるでしょう。
最初が肝心！結婚式二次会の幹事がまず取り組むべきこと
結婚式二次会の幹事を頼まれたら、まずやるべきことを整理していきましょう。具体的な準備に入る前に、まずは新郎新婦と幹事とで二次会についての認識を一致させることが大切です。
ここでは、最初におこなうべき3つのステップを解説していきます。二次会を成功させるためにも、しっかりと確認していきましょう。
新郎新婦と幹事で顔合わせをしておおまかな内容を決める
まずは、新郎新婦と幹事で顔合わせをします。新郎側の幹事と新婦側の幹事が初対面であるケースも多いため、新郎新婦を交えて交流することでスムーズなコミュニケーションがとれるでしょう。
また、このときに新郎新婦にどんな二次会にしたいか具体的なイメージを聞き、おおまかな内容を決めておきます。
顔合わせで新郎新婦と話し合う内容は以下のとおりです。
- どんな二次会にしたいか、希望の二次会のスタイル
- 二次会のテーマ
- 譲れないポイント
- 招待するゲストの層
- 配慮すべきことはあるか
新郎新婦のイメージを細かく聞いておくことで、当日のプログラムのイメージもつかみやすくなります。最初に二次会のイメージを全員で共有しておけば、迷うことなく準備を進めていけるでしょう。
新郎新婦と幹事の役割分担を明確にする
顔合わせでは、二次会のおおまかな内容を決める以外にも、新郎新婦と幹事の役割を明確にすることも大切です。新郎新婦から具体的に「〇〇をお願いしたい」と言われることが多いですが、抜け漏れがないように一つひとつ丁寧に確認しておきましょう。
幹事は二次会の開催に向けた準備の全体像を把握しておくことが必要です。役割分担が曖昧にならないよう、最初に全員の認識を一致させておきましょう。
幹事のなかでの役割を決める
新郎新婦と幹事の役割を明確にしたあとは、幹事のなかで担当を分けておくのもおすすめです。幹事には多くの役割があるため、担当を決めることでスムーズに進められます。
たとえば、余興や景品選びなど、多くのアイデアが必要なものだけは全員で担当し、そのほかの音響担当や司会担当、当日のお金の管理担当などは細かく役割分担しておくと、全員での打合せ回数も減り、効率化を図れます。
幹事がやるべき事前準備と当日の役割については、次でそれぞれ紹介するので確認してみてください。
事前準備
幹事がやるべき事前準備はいくつかありますが、以下のようなものが考えられます。
- ゲストの出欠確認
- 会場探しと予約
- 演出やプログラムの決定
- 景品・プチギフトの購入
- 司会や受付、撮影係など当日の担当者を選任
- 演出などに使う備品・機材の準備
先述のとおり、ゲストの出欠確認や会場決定などは新郎新婦が担うことが多いですが、任された場合には幹事のほうで担当することになります。おもに二次会のプログラムを企画し、運営するために必要な準備をおこなうことが幹事の役割といえるでしょう。
当日の役割
幹事がおこなう当日の役割は、おもに運営や全体のサポートです。具体的には以下のような役割があります。
- 受付
- 司会進行
- 演出のサポート
- お金の管理
- 撮影
- 音響や照明
演出のサポートは余興時やDVD上映時のサポートなどです。司会担当以外の幹事は、二次会がスムーズにおこなえるよう、あらゆるサポートをします。
スケジュールを確認！幹事が結婚式二次会までにやることリスト
幹事が担うべき役割について理解できたところで、結婚式二次会までのスケジュールを確認していきましょう。
どのタイミングで何をおこなうのかを把握すれば、計画的に準備を進められます。
ここでは、時期ごとのスケジュールを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
4～5ヵ月前：会場を決定する
4〜5ヵ月前には会場を決定します。新郎新婦が決定することが多いですが、幹事と相談しながら決めるケースや、条件だけ伝えられて幹事が決定するケースもあることを覚えておきましょう。
もし、おふたりから会場について相談を受けた場合は、ゲスト目線で立地や予算、結婚式場からの距離なども踏まえてアドバイスしましょう。
また、結婚式二次会の会場は早めに予約しないと埋まってしまう可能性があります。ある程度の人数や予算が決まれば、早めの手配が大切です。
3ヵ月前：二次会のプログラムを決める
次に3ヵ月前くらいを目途に、二次会のプログラムを決めていきます。乾杯の挨拶や歓談、余興、ゲームなど、新郎新婦のイメージをもとに進行内容を決定します。
一般的な結婚式二次会は2時間で構成されることが多く、決められた時間内に収まるようにプログラムを組む必要があります。当日はスケジュールのとおりにいかないこともあるため、時間に余裕を持ったプログラムになるよう意識しましょう。
余興やゲームなどはゲストの層に合わせて選ぶことも大切になってきます。あらかじめゲストの層や新郎新婦との関係性などを把握しておきましょう。
結婚式二次会でおこなうゲームについて詳しく知りたい人は、以下の記事もあわせてチェックしてみてください。
関連記事：結婚式二次会で盛り上がるゲーム13選！進め方や成功のコツも紹介
また、ゲストから新郎新婦へのサプライズをおこなうときは、この時期にあわせて検討してみましょう。
3ヵ月前：必要な景品や備品を準備する
二次会のプログラムを決めるのと同時に、ゲームで必要な景品や、余興などで必要な備品を準備していきます。参加人数が決まらないと手配できないものは、あらかじめ買うものをリストアップしておくと、人数決定後にスムーズに購入できます。
また、最近では受付でインスタントカメラを使用してゲストの写真を撮ったり、新郎新婦へのメッセージを書いてもらったりするケースも多いため、受付の際に必要な備品も忘れずに準備しましょう。
2ヵ月前：招待するゲストに声をかける
2ヵ月前頃に、招待するゲストに正式な招待状を送ります。最近では、ハガキだけでなくWeb招待状やメール・SNSなど、さまざまな方法で招待状を送ることが可能です。
ゲストへの声がけや招待状の送付は新郎新婦がおこなうことも多いですが、最初のコンタクトだけは新郎新婦がとり、そのあとは幹事に引き継ぐケースもあります。その場合は、新郎新婦が作成した招待客リストをもとに、ゲストに声をかけていきましょう。
1ヵ月前：出欠確認をする
結婚式二次会開催の1ヵ月前に、ゲストの出欠確認をしていきます。こちらも新郎新婦がおこなうケースが多いですが、場合によっては幹事が請け負うこともあることを覚えておきましょう。
正式な人数が決まらないと購入できなかった景品や備品があれば、このタイミングで購入します。
なかには、事前に伝えておいた期日になっても出欠を明確にできないゲストもいるでしょう。その場合は、二次会会場にいつまでに人数確定をすればよいのかや、オンラインサイトで購入するものの期限などの確認が必要です。
1ヵ月前：進行表・名簿・司会台本などを準備する
出欠確認と同じく1ヵ月前頃には、必要な書類を作成していきます。具体的には、進行表や名簿、司会台本などがあげられます。
進行表はパーティーの間だけでなく、始まる前の準備や受付、終了後の片付けまで細かいタイムスケジュールを決めることが大切です。
また、受付名簿は「あいうえお順」にするなど、受付をする人がやりやすいように工夫して作成しましょう。
結婚式二次会を成功させるために！幹事の5つの心得
結婚式二次会を成功させるには、準備を整えるだけでは不十分です。幹事が心得るべきことを把握していないと、新郎新婦のためにと思って行動したことが逆効果になることもあるでしょう。
そこでここでは、幹事が心得ておくべきことを5つ紹介していきます。
お金の管理は慎重に！透明性を保つことが重要
お金に関することは、常に新郎新婦に相談することが大切です。たとえば、予算オーバーになってしまった場合に、あとで新郎新婦に伝えればいいかと相談せずにそのまま進めるのはよくありません。
またお金に関するトラブルとして、当日にドタキャンしたゲストがいてお金が不足するなどのケースが考えられます。事前にキャンセル分を考慮せずに予算を組んでしまったなど、幹事として責任を感じることもあるかもしれません。そうならないためにも、最初から多めの予算で組んでもらうのなど対策をしておきましょう。
お金に関するトラブルや心配事はその時点で必ず新郎新婦に相談し、透明性を保つよう心がけましょう。
効率的な準備をするために計画を立てよう
二次会の準備は作業量が多く、仕事との両立が大変など幹事の負担も大きいです。打合せのスケジュールを合わせるのが難しいこともあるでしょう。
幹事の負担を減らすためにもオンラインの打合せを取り入れるなど、効率的にできるよう工夫してみましょう。そのほかにも、新郎新婦への連絡窓口は代表の幹事ひとりだけにするなど、計画的に進めることでスムーズな準備ができます。
また、直接会って打合せをすれば、つい話が盛り上がってしまい、なかなか話し合いが進まないことも考えられます。「今日はこれについて決める」とあらかじめ話す内容を決めておくなど、効率よく進めるための工夫をしながら準備していきましょう。
新郎新婦の希望を最優先に考える
幹事としてさまざまなアイデアを出すのはよいですが、あくまで二次会の主役は新郎新婦です。最も優先すべきは新郎新婦の希望であることを忘れないようにしましょう。
準備を進めるにあたって何か悩んだ際は、新郎新婦がどんな二次会を望んでいるかをベースに見つめ直してみてください。
そのためにも、新郎新婦との顔合わせでおふたりの想いやイメージを共有しておくことが大切です。
プログラムは詰め込みすぎない
二次会のプログラムは、時間に余裕を持って作成することが重要です。楽しいパーティーにしたいあまりに演出を詰め込みすぎると、時間が足りなくなり、演出をカットせざるをえない状況になる可能性もあるでしょう。
それなら歓談時間で調整すればよいと考える幹事もいるかもしれません。しかし、歓談時間が短すぎると、新郎新婦と写真を撮ったり話しをしたりする時間がなくなり、ゲストから不満の声が出てしまうかもしれません。
また、新郎新婦の到着が遅れるなど予期せぬトラブルが生じることも考えられます。二次会のプログラムは詰め込みすぎず、余裕を持った進行にすることを心がけましょう。
会場スタッフとの連携を忘れずに！
二次会の進行をサポートしてくれる会場スタッフとの連携も重要です。音響や照明などを会場のスタッフがおこなってくれることもあります。
事前にスタッフと当日の流れの打合せをおこない、演出内容やタイムスケジュールなどを共有しておきましょう。スタッフと幹事が課題を共有し、協力体制を整えて二次会に臨みましょう。
結婚式二次会における幹事の役割を明確にして準備を進めよう
結婚式二次会の幹事は、二次会を成功させるために重要な役割を担います。新郎新婦やゲストに満足してもらえるように幹事の役割を明確にして、計画的に準備をしていくことが大切です。
準備の負担も大きいですが、新郎新婦へのお祝いの気持ちを込めて理想的な二次会を作り上げていきましょう。
二次会の準備で不安があれば、新郎新婦に相談して幹事代行サービスの2次会くんを利用するのもおすすめです。2次会くんでは、新郎新婦の自己負担0円から、会場探しから企画・運営まで二次会を任せることが可能です。
まずはお気軽にご相談ください。
