事前に押さえておきたい結婚式二次会に起こりがちなトラブル例

結婚式二次会は、いろいろとイレギュラーが入りやすく、トラブルも起こりやすいもの。 新郎新婦は披露宴の後、移動をするだけで精一杯ですから、幹事が表に立って対応しなくてはいけません。 今回は、あらかじめ押さえておきたい結婚式二次会に起こりがちなトラブルと、その解決法についてご紹介します。

どんな細かいことも気になったらお店に確認を

お店に連絡を取り、確認をするのはなかなか面倒なもの。 「きっと、こういうことだろう」と自分の感覚でさまざまなことを判断し、二次会の準備を進めたくなる気持ちも分かります。 でも、それが当日になって大きな赤字につながってしまったら、困りますよね。 二次会成功への第一歩は、会場と幹事の認識を確認することからと言っても過言ではありません。 例えば、3時間の二次会プランを利用した場合、受付開始からお見送り完了までを含めて3時間でプランを立てることが必要です。 「3時間宴会プラン」のようなイメージで3時間経ってから新郎新婦がお見送りをしたら、オーバーした時間分を請求された、なんてことも。 お店側ときちんと確認できていなかったことが原因ですが、これはかなり手痛い出費となります。 また、コースで依頼していたものが内税か、外税かを確認し忘れ、当日になって大きく赤字が出てしまったというケースも。 消費税分とはいえ、5000円の会費には400円も掛かってきます。 これが人数分となると、大きな赤字になってしまうことがお分かりいただけると思います。 小さなことでも、疑問に感じたことはきちんとお店に確認することが重要なのです。

新郎新婦が到着しない！

披露宴から二次会までの時間を短く設定してしまったせいで、新郎新婦がなかなか二次会会場に到着しないトラブルがよくあるようです。 多少遅れる程度ならいいのですが、大幅に遅れられてしまうと場がしらけてしまいます。 結婚式と二次会の間には、短くても2時間取るようにしましょう。 理想を言えば、2時間半あれば、スムーズにスタートさせられるでしょう。 ただ、待ち時間が3時間となると、一気に「長すぎる」と感じるゲストが増えてしまいます。 特に、挙式披露宴から続けて出席してくれるゲストにとって、拘束時間が長いのはできれば避けたいもの。 できれば、2時間半で収められるよう、披露宴会場と二次会会場は近いものを選ぶ、アクセスのいい場所を選ぶなど、工夫するようにしましょう。 また、待機するゲストのことを考えて、会場の近くに時間をつぶせるようなお店があると理想的です。 また、新郎新婦到着が遅れ、予定していたプログラムすべてを行うことが難しいケースもあります。 遅刻しないことを大前提として準備を進めるべきですが、万が一を考えて「これはどうしても外せない演出」を決めておくといいでしょう。 例えば、会費で購入した景品を使用する演出などは、行わないとゲストに対して不義理をすることになってしまいますので、優先順位を高く設定しておきましょう。 新郎新婦のために、わざわざ駆けつけてくれたゲストたちの気持ちを考えて、優先順位をつけるようにすることが大切なのです。 あれもこれもとつい盛りだくさんにしたくなる気持ちも分かりますが、無理のないスケジュールを組むこともゲストへの心遣い。 よく検討するようにしましょう。 二次会は、多くの場合時間通りに進まないものと考えておくと、間違いありません。 新郎新婦が遅れて到着し、ゲームは予定より時間がオーバーし、演出も何かと手間取り時間が掛かり、写真撮影やおしゃべりを挟みつつのお見送りも長引いてしまい…ひとつひとつはちょっとしたオーバーであっても、それが重なると大きな延長となってしまいます。 プログラム自体無理なく組むことが、二次会成功への一番のポイントとなると言るかもしれません。 多少時間が余りそうなら、新郎新婦がゆっくりとお見送りして時間調整すればいいくらいの気持ちで準備を進めるようにしましょう。

「音楽が流せない」「動画が再生できない」トラブル

二次会を盛り上げるツールのひとつBGMや、ビデオレター。 自作し、家で再生し、問題ないと思って当日お店で流そうとすると流れない！というトラブルをよく耳にします。 こういったトラブルを避けるために、事前にお店で動作確認をするようにしましょう。 PCでDVDを作成した場合、保存ファイル形式や焼き方が原因で再生できないケースがよくあります。 また、BGMに関しても、購入したCDはほとんどの場合流せないことはありませんが、自作したものには注意が必要です。 面倒なようでも、事前に一度確認をした方が無難と言るでしょう。 せっかく頑張って作ったビデオレターが当日会場で流せないとなっては、悲しいもの。 心を込めて、新郎新婦へサプライズで用意しているケースも多いと思うので、ここは「当日流せずじまいだった」なんて悲しいことがないように、しっかりと事前に確認するようにしましょう。

プチギフトで大渋滞

プチギフトをゲストの年齢や性別で違うものを用意したいという新郎新婦の意向があったとします。 「ゲストによりフィットした、喜んでいただけるものを渡せるならそれも素敵かもしれない」と感じるかもしれませんが、この思いつきが思いがけない悲劇を起こします。 というのは、プチギフトはお見送りの時、新郎新婦がゲストに直接手渡すもの。 「これは誰のだっけ？」「次のゲストは…」と、想像以上に出口が混乱してしまうのです。 やはり、プチギフトはすべての人に同じものを用意した方が、スムーズにお見送りできます。 分けるとしても、せいぜい性別までにしておきましょう。 出口で待たされるゲストにも申し訳ないですし、最後の最後に焦りながら、慌てながらお見送りをする新郎新婦にも、二次会の印象が「なんだか大変だった」というものになってしまいます。

当日キャンセルが多く赤字に

とても残念なことですが、当日やむを得ない事情でキャンセルが出た場合、どうしても会費に赤字が出てしまうことがあります。 病気ややむを得ない事情で当日急にキャンセルしたゲストに、会費を徴収するのは心苦しいもの。 赤字を出さないためにどのようにしたらいいのでしょうか。 二次会の会費は、あらかじめ当日キャンセルを見越して一割ほど見越して設定しておくと、当日になって「会費が足りない！」と焦る必要がありません。 それ以上のキャンセルが出てしまった場合は、新郎新婦が負担するケース、幹事が負担するケースなどが出てきてしまいます。 「自腹を切る」ことが出てしまうと、どうしてもマイナスなイメージが残ってしまうので、出来るだけ会費内で納められるように準備を進めましょう。

新郎新婦もゲストも心から楽しめる二次会を

結婚式の二次会幹事は、決めることや手配することが多く、大変な仕事と言るでしょう。 「友人に頼むのも、申し訳ない」そんなふうに感じる新郎新婦も、少なくありません。かといって、自分たちで取り仕切れるほど余裕もない…と悩んだ末、最近注目の二次会代行サービスを利用するカップルが、最近増えています。 「二次会代行サービスに依頼するなんて、味気ない感じがしないかな？」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。 でも、大切な友人だからこそ、自分たちの式の時には忙しい思いをさせずに、ゆったりと楽しんで欲しい――そう考える方が、多くいるのです。 二次会代行サービスに依頼をすると、提携会場を持っている会社なら会場設定から会費設定、演出、景品選定、プチギフトまで、そのすべてを新郎新婦の意向を聞きながらしっかりとプロデュースしてくれます。また、司会もプロが行いますので「時間がオーバーしちゃった」ということもありません。 二次会代行サービスは、新郎新婦、そして、お二人の大事な友人たちみんなが心から二次会を楽しめる二次会を実現してくれます。 費用も、友人に幹事を依頼する場合とそれほど大きく違いはありません。 二次会に悩んだら、一度二次会代行サービスを検討してみてもいいかもしれません。