新郎新婦と幹事の顔合わせが終わると本格的な二次会準備が始まりますね。
ここでは二次会幹事がやる主な仕事を５つリストアップしてみました。
二次会準備の参考にしてくださいね。
ゲスト人数の見積もり・会費の概算
幹事を引き受けたら急いで取りかかりたいのがゲスト人数の把握です。
この先二次会会場を押さえる場合でも二次会に来るゲストの人数がわからないと会場が選べません。
結婚式二次会の予算のほとんどはゲストからの会費でやりくりします。
そのためゲスト人数と会費で予算額が変わってきます。
二次会の場合は当日キャンセルが出ることもよくあります。
ある程度キャンセルが出ても対応できるように会費や予算を見積もっておきましょう。
会場の予約
希望の日に希望の会場を押さえられるよう早め早めに候補地の見学をして会場を決めましょう。
見学時にはあらかじめチェックポイントを決めておくと候補地の比較がスムーズです。
会場や料理の予算はいくらくらいか、何人まで収容できるか、貸切可能かどうか、
公共交通機関を利用できるか、余興やイベントが開催できる場所があるか、
設備等の持ち込みや貸出は可能かなどはしっかり確認しておきましょう。
会場を予約する際に一時予約金が必要なところもあります。
予約の方法やキャンセル時の対応などしっかり確かめておきましょう。
イベント企画およびタイムスケジュールの設定
二次会は一般的には2時間程度で進めていきます。
指定された時間内に収まるようにイベントを進行させるにはタイムスケジュールが必須です。
どんなイベントをどのくらいの時間で行うか進行スケジュールを決めていきます。
あまりイベントを盛り込みすぎてタイムオーバーにならないよう注意です。
景品や必要な物品の購入
二次会の企画が決まったら次は買い出しです。
限りある予算をうまく使うには節約するところとお金をかけるところとメリハリをつけるのがポイントです。
買い出し時は幹事が費用を立て替えることが多いのできちんと記録をつけておきましょう。
当日準備
当日受付開始１時間前には会場入りして準備を行います。
受付開始時刻前にゲストが会場入りすることもあるので早めに動くのがポイントです。
司会者と幹事とで進行の最終打ち合わせを行い万全の態勢で臨みましょう。
二次会がスタートしたら、時間が押すこともありますが臨機応変に乗り切って。
このほかにも細々した仕事が発生することがあり、幹事がやることは増える傾向にあります。
結婚式幹事を頼まれたら早め早めに準備するのがおすすめです。
