招待するゲストが決まったら、招待の案内を作成しよう

口頭で誘うだけでなく、メールや招待状を送るのがマナー

会場と会費が決まったら、次はゲストに招待のご案内を送ります。 招待状については、ゲストの人数を把握するためにも1カ月半前には送れるように準備をしましょう。 親しい友人には口頭で誘いがちですが、意外と日にちや場所は正確におぼえられないものです。 間違いをふせぐためにも、口頭でお誘いした場合も後でかならずメールや招待状を送るようにしましょう。「ぜひ来てほしい！」という気持ちもより伝わります。

メールが手軽です

招待状の形式には、 ・eメール ・封書 ・往復はがき ・ホームページやブログ があります。 ゲストに親しい友人が多い結婚式二次会は、メールで招待のご案内を送るのが今では一般的です。簡単でかなりのコストダウンが図ることができます。 この中で一番丁寧かつ、コストがかかるのが封書です。メールでは失礼になるゲストがいる場合や、招待状のデザインに凝りたいという新郎新婦の希望がある場合、披露宴のように二次会を行いたい場合におすすめの形式と言えるでしょう。 往復はがきは、丁寧で温かい印象があることや、返信率が高いこと、直前キャンセル率も少ないことから、根強い人気となっているようです。

招待状に記載する項目

形式はどれでも、招待状においては最低限のマナーを守りつつ、堅苦しすぎない楽しい案内を心がけたいもの。 とはいえ、一番大切な役割は概要をきちんと伝えることに尽きます。概要に漏れがあると再度案内を送るはめにもなりかねませんから、間違いのないよう確認して送りましょう。 

《招待メールに書く必須項目》
□開催日時、受付開始時間
□会費
□会場名、住所、電話番号
□アクセス方法
□出欠の返信方法
□返信期限
□幹事の名前、連絡先

招待メールを送る際に気をつけたいマナー

会ったことのない人にメールを送る際は、幹事からメールが送られる旨を、新郎新婦から事前に伝えておいてもらいましょう。

知らない人からメールを受け取るのが嫌な人もいるので、場合によっては新郎新婦から送ってもらう方がいいでしょう。

文面には“切れる”や”終わる”を意味する句読点「、」「。」を使わないのが基本となっています。

一斉送信は他の人のメールが表示されないBCCで送りましょう。

幹事から送る招待メール例文

《件名》●●さん&◯◯さん結婚式二次会のご案内

突然のメール失礼いたします
この度●●さん、◯◯さんがご結婚されることとなりました
つきましては結婚式二次会の幹事になりました幹事太郎より、二次会開催のご連絡を差し上げます
日ごろ親しくされているみなさんと、おふたりの門出をお祝いしたいと思っておりますので、ぜひ出席いただきますようお願い申し上げます
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♥日時：11月22日（土）18時～20時（受付 17時30分～）
♥会費：男性◯◯◯◯円
　　　　女性◯◯◯◯円
♥会場：ダイニングウォッチ
　　　　http://●●●
　　　　Tel:03-0000-0000
♥東京都新宿区◯◯
♥アクセス：新宿駅より徒歩5分
♥当日は平服でお越しください
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※お手数ですが10月22日（金）までに以下をご記入の上このメールにご返信をお願いいたします。

お名前／
ふりがな／
連絡先（電話番号）／
ご出席【　】　ご欠席【　】

新郎新婦へのメッセージ／

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《返信先》
幹事太郎
●●●＠●●●co.jp
090-0000－0000

それでは当日お会いできるのを楽しみにしています。

 出欠チェックは1カ月前が理想的

出欠の返信期限については招待状メールを送る日の2週間後くらいに設定して、早めに人数を把握できるようにしましょう。 メールの場合には、アドレスの変更やドメイン拒否設定などで届いていない場合もありますので、特に注意が必要です。

出欠の返信がなかなかこない時

返信のないゲストには電話連絡するなどして、出欠確認と案内を。予定が立たないという人には、1週間前までは待ちます、というスタンスでOKです。 自分と面識のないゲストには、新郎新婦に連絡をお願いしてもいいでしょう。

二次会は披露宴とは違って気が緩んでしまいがちです。しかし、新婦のためにもドレスに合わせた新郎の服装選びはとても大切になりますので、ぜひこれらのマニュアルを活用して、思い出に残る素敵な二次会を演出するのに役立てて下さいね！