急な用事や体調不良で、出席を予定していたゲストが二次会をドタキャンした時、会費はどうすればいいのでしょうか。 「欠席しているのに会費を請求するの？」と頭を悩ませる新郎新婦や幹事も多いと思います。 今回は、そんな急なキャンセルについて、考えてみましょう。
「キャンセル料」が発生するタイミングがポイント
ゲストにキャンセル料を頂くか否かは、欠席連絡を受けた時点でお店に対してキャンセル料金を支払うかどうかで決めると分かりやすいでしょう。 お店がキャンセルを受けてくれる時期であれば、ゲストから料金を頂く必要はありません。 ですが、事前に分かっているキャンセルよりも、当日キャンセルのほうが多いもの。 では、当日の急なキャンセルにはどのように対応すればいいのでしょうか。 
キャンセル期日を設けておくと安心
急なキャンセル対策として、招待状に一言「キャンセルは〇月〇日までにお願いいたします」と添えておくといいでしょう。 その期日を過ぎた場合は、キャンセル料が発生しますと事前に伝えておけば「とりあえず参加で返事をしておこう」というゲストも減りますし、どうしようもない事情で急にキャンセルをする場合にも、キャンセル料が発生するかもしれないと予測でき、トラブルを軽減させることが可能です。 
多少の増減を見込んで予約を
二次会の出欠管理は、結婚式や披露宴とは違い、当日まで参加可否が分からないゲストや、出席できることになったから急だけど参加したいゲストなど、さまざまな人がいます。 柔軟に対応できるのが理想ですから、多少の人数の増減を見込んで予約しておくといいでしょう。 事前に「人数の増減があるかもしれません」とお店のほうに一言相談しておくと、安心です。 結婚式の二次会には、仕事の予定がはっきりしないけどできたら行きたい！というケースも多くあります。 新郎新婦としても、声を掛けた友人たちにはできるだけたくさん出席して欲しいもの。 厳密な出欠を求めると、参加人数が少なくなることもあるので、多少の増減を予定の上、準備を進めるようにしましょう。
