結婚式二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント

結婚式二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント

結婚式に招待できる人数には限りがあり親戚や会社の上司、特に親しい友人を招きます。
そこで友人や会社の同僚など披露宴に呼ぶことができなかったゲストを招いて二次会の開催を企画するのです。
二次会を行うにあたり新郎新婦は信頼できる友人や同僚にその幹事を依頼するのが一般的です。
結婚式披露宴と同様に来て頂くゲストに楽しんでもらうためにも幹事との密な打ち合わせが重要になってきます。
幹事との打ち合わせの進め方のポイントや注意点、幹事代行業者に依頼するメリット、デメリットなど結婚式の二次会を成功させるためのコツについて紹介していきます。

打ち合わせはどれくらいやるべき?必要な回数と話し合う内容

結婚式の二次会幹事を依頼するときの人数ですが、その規模や仕事内容にもよって決めるといいでしょう。
たとえば二次会の会場を抑えるだけなら新郎、新婦側からそれぞれ一人ずつ依頼すれば十分です。
しかしビンゴやゲームなどを取り入れるなどして内容を充実させたいときは、景品の購入や司会進行の役も必要ですから
新郎側、新婦側それぞれ2名、全部で4名位が適当です。
二次会をスムーズに進行させるためには幹事と新郎新婦がまめにコミュニケーションを取ることが重要ですから、二次会までに何度か打ち合わせを行います。
打ち合わせの回数は3~4回くらいが適当ですが、必要に応じて回数を減らす、増やすことも可能です。
ただし新郎新婦、幹事も仕事などでそれぞれ忙しいかと思いますので集まる回数はできるだけ少なくしたほうが負担も少なくなります。
全員で集まって話し合いができなくてもメールやグループラインを使ってこまめに連絡を取っておくようにしましょう。
メールなどである程度コミュニケーションは取れるのですがやはり何度か集まる必要が出てきますので、打ち合わせの時にやるべきことを事前に決めておくと打ち合わせもスムーズにすすみやすくなります。 

二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント

第1回目は顔合わせです。 まずは幹事同士と新郎新婦がお互いのことを知ることが必要です。
二次会の幹事は新郎側、新婦側からそれぞれ依頼することが多くお互い顔を知らないことがありますので顔合わせをして打ち解けてもらい、
お互いの連絡先を交換してもらいます。
第1回目の打ち合わせの時は新郎新婦がどのような二次会にしたいのかを幹事のメンバーに理解してもらうことが大切です。
そして二次会の内容を新郎新婦と幹事でアイデアを出し合い、そのために必要となる仕事をピックアップできるといいでしょう。

第2回目は会場の下見や買いだしをメインで考えるといいでしょう。 二次会会場のエリアを絞り込んでめぼしいお店をピックアップしておき会場の下見を行います。
もしも時間の余裕があればそのお店で食事をしながら打ち合わせをしてもいいでしょう。 お店の雰囲気や料理の味、店員さんの接客態度などがよくわかります。
その後時間があればみんなで必要な物を買い出しに行きます。

第3回目は最終的な打ち合わせです。 それぞれの役割分担を確認して当日の流れを幹事全員で把握しておきます。
新郎新婦は全ての打ち合わせに参加する必要はありませんが、1回目の顔合わせの時は必ず参加しましょう。
新郎新婦が打ち合わせの会場を決める、幹事同士を打ち解けさせる、幹事の方に感謝の気持ちを示し改めて幹事全員にお願いすることで幹事のモチベーションを高めるのです。

二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント

打ち合わせの時の交通費や食事代、誰が負担するの?

二次会の幹事は基本的にはボランティアであり、新郎新婦と親しい間柄の人が引き受けることがほとんどです。
打ち合わせの時は食事をとりながら行うことが多いですし、打ち合わせの場所次第では交通費の負担も出てきます。
打ち合わせの時の食事代や交通費といった費用を誰が払うかで悩む新郎新婦も少なくありません。
二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント
これはケースバイケースで新郎新婦が負担する、幹事が自腹で支払うケースもあり、ベストな答えを見つけるのは難しいのです。
中にはご祝儀だからといって幹事が自腹で食事代や交通費を支払ってくれることもあります。
しかし幹事にはこれから二次会のためにいろいろと働いてもらいますし、負担もかけますので新郎新婦からは何かしらの形でお礼をするのが望ましいです。
たとえば新郎新婦を含めて行う第1回の打ち合わせの時は新郎新婦が食事代を負担します。
ただし逆に幹事が気を遣ってしまいますので、打ち合わせが数回に及ぶ場合は全て食事代を負担する必要はありません。
交通費に関してですが基本は自腹で大丈夫です。 ただしあまりにも交通費が高額になってしまうような場合は(目安として数千円以上)、
交通費(一部負担でOK)を渡したほうがいいでしょう。
新郎新婦は食事代を出すだけでなく幹事を引き受けてくれたことに感謝の気持ちをしっかりと伝えることも忘れてはいけません。
二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント

幹事の打ち合わせはどのような場所でやるのがふさわしい?

二次会の打ち合わせ場所として最適な候補もいくつかあり、居酒屋もそのひとつです。
居酒屋は周りの声がうるさくて話し合いに集中できないという意見もありますが、近ごろの居酒屋は個室を設けているところが多いので周りの声をそれほど気にしなくてもいいのです。
また居酒屋ならお酒を飲みながら話し合いますので、あまり親しい間柄でなくても打ち解けやすいというメリットもあります。 カフェやファミレス、カラオケ店もおすすめです。
混雑する時間帯を避ければ長居もできますのでノートパソコンを持ち込んだりして作業や話し合いにも集中できます。
もしくは新郎新婦の新居という選択肢もあります。 打ち合わせのお店を探すのも大変ですし、幹事全員が集合できる日時によってはお店が混雑していてゆっくりと話し合いができなかったりします。
新郎新婦の自宅なら時間を気にせずにゆっくりとくつろぎながら打ち合わせができ、さらには食事やお酒を用意して幹事の皆さんをおもてなしできます。 二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント
打ち合わせは何度か行いますがそのうちの1回は二次会開催予定の場所で食事をしてもいいでしょう。
最近はインターネットの口コミなどである程度お店の評判や料理の味を知ることができますが、自分たちで実際に行ってみたほうがよくわかる点も多々あります。
もしもそのお店が気に入ったら、その場で会場の空き状況の確認、料理や余興の相談なども行えます。

幹事代行業者に依頼するという選択肢も!

二次会の幹事を依頼できるような知り合いや友人が見つからない、友人や同僚に依頼すると気を遣う、幹事を頼んだのに断られてしまった、
そんなときは幹事代行業者に依頼するという方法も考えられます。 二次会幹事代行業者とは比較的新しいサービスであり、
今まで知り合いや友人に依頼していた二次会の幹事を業者に依頼できるのです。 面倒な会場選び、当日は受付から進行まですべてお任せできます。 二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント
便利なサービスですが費用負担が増えることを心配する声も聞かれます。
二次会は参加者から会費を集めてその中で会場費や食事代、景品代をやりくりしますが幹事代行業者を依頼した場合は会費だけで賄うことが難しいと考えるからです。
また依頼する業者によっては業者と提携している会場しか選択肢がない、ゲームや余興などの仕切りが事務的になるのでは、など、金銭面以外にも不安に感じられる要素も。
しかし、それらの不安要素をカバーできるメリットがあるのも事実です。 幹事や知り合いに幹事を依頼するとなると、
先述のように多くの時間や手間をかけて二次会当日を迎え、当日も終わるまでは気が抜けない時間を過ごすことになります。
その反面、代行業者に依頼をすれば、ゲスト全員が文字通り「ゲスト」として二次会を楽しめるようになります。
披露宴と違って二次会は、気の置けない仲間たちと楽しく過ごすために開催を考えるカップルは多いはず。 幹事を依頼した友人たちが楽しめなくなってしまうなどという心配は一切なくなります。 二次会の幹事との打ち合わせで押さえておきたいポイント
また、友人だからこそ言いにくい「こんな内容をプログラムに取り込んでほしい」などの希望も気兼ねなく伝えられますし、相手はプロですから二次会会場の手配から準備、
当日の進行まで慣れていますので安心して任せられるでしょう。 結婚式の準備は本番が近づくほどに忙しくなりますから二次会の準備をお任せできるのは時間的、
精神的にも助かりますし、二次会の打ち合わせの回数も最小限で済むのもありがたいです。 費用やプラン、会場のこともできるだけ希望に沿うように対応してくれますので、
興味や関心があればまずは相談だけでもしてみるといいでしょう。

まとめ

新郎新婦は、二次会のゲストに満足してもらうためにはどうしたらいいのかをよく考えて知り合いや友人に幹事を依頼するか代行業者に依頼するかを決めましょう。
二次会代行業者を使う際、業者の選び方次第では満足度の高い二次会を開催することが可能になります。 知り合いに依頼するよりも気兼ねなく、
しかも理想とする二次会が実現できますので二次会の幹事選びに迷ったときは業者を使うのも手段の一つとして考えてみましょう。

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