結婚式二次会の会場の決め方（下見のポイント・価格交渉術）

結婚式二次会の会場選びは、結婚式場選び同様に悩ましいもの。お店の雰囲気も大事だし、アクセスも重要なポイントとなります。今回は、結婚式二次会の会場の決め方について、まとめてみましょう。

二次会の会場を決めるのは幹事？新郎新婦？

結婚式二次会会場を最終的に決めるのは、新郎新婦の二人です。「二次会のどのような雰囲気で執り行いたいか」を考え、決めるのは主役である新郎新婦の仕事。「友人たちとワイワイ騒ぐ、カジュアルな会にしたい」「着席式の落ち着いた雰囲気で行いたい」そんな新郎新婦の希望を夫婦間でしっかりと固め、それを幹事と共有することが会場探しのスタートとなります。新郎新婦の希望に添って候補となる会場を数軒ピックアップし、実際に下見に行き、お店のプランや駅からの距離、お料理などをチェックの上、最終的には新郎新婦が決定を下すというのが、一般的な流れのようです。また、会場探しを始める前に、ゲストを何人くらい招待するか、会費をどのくらいの額に設定するかも大体でいいので考えておくようにしましょう。ゲストの人数に合わせたサイズの会場を探すこと、そしてどの程度の金額を会場代として捻出することができるかという点も、会場探しにおける大切なポイントとなります。「とりあえず会場を探そう」と思っても、人数や雰囲気、費用についてある程度見通しが立っていないと、会場を選びようがありません。会場探しは、新郎新婦二人でしっかりと話し合うことがスタートとなるのです。

会場を決める際にチェックすべきポイント

会場選びをする上で、チェックすべき点はどのようなものがあるでしょうか。まずは、披露宴から引き続き出席してくださるゲストのことを考えなくてはいけません。披露宴会場から二次会会場までの距離が離れていると、移動は大変になります。しかも、披露宴から続けて出席してくれるゲストは盛装のまま。移動はできたら最小限で抑えたいと思うのも、当然のことでしょう。こういった点を頭に置いて、まずは披露宴会場から二次会会場までのアクセスの良さをチェックします。披露宴会場から二次会会場が離れていると、ゲストの移動はもちろんですが、新郎新婦自身や、早めに会場に入って準備をしなくてはいけない幹事にとっても大きな負担となります。二次会の会場は、できるだけ披露宴会場から近く、電車を利用して移動する必要がある場合は最寄り駅から徒歩5分程度の距離にあるお店を選ぶようにしましょう。ホテルや結婚式場で披露宴を行うと、ホテル内や式場内にあるレストランや、近隣のレストランと提携していて、割安で利用できることもあります。二次会会場を探す前に、式場やホテルに提携レストランがないかを確認するのも忘れてはいけません。後になって「式場内に提携レストランがあったのに！」となると、もったいないことになります。式を挙げた式場内のレストランでの二次会は、さまざまな特典やサービスがつくことも多いのです。しっかりチェックして、活用できるものは上手に活かすことが、二次会成功への第一歩となります。

会場の設備と収容人数を確認

会場のサイズと、ゲストの人数が適切であることは、重要なポイントです。人数が多すぎて会場が手狭になってしまうのは避けたい、かといって無駄に大きな会場にこぢんまりとした人数の会となると、盛り上がりに欠けてしまいます。着席式か、立食式かでも会場に求める広さが変わってくるので、こちらも事前にしっかりと検討しておきましょう。二次会は立食式のものも多くありますが、女性はヒールを履いてくるゲストがほとんどなので、座れる席が確保できるというのはありがたいポイント。ゲストに女性が多い場合などは、そのあたりも充分配慮することが必要です。また「演出で動画を流したい」「バンドの生演奏をしたい」などの希望があれば、そういった設備も必要となります。楽器演奏が可能な会場というのは意外と限られているので、しっかりと確認するようにしましょう。

会場のプランを確認

会場候補となるお店を何軒かピックアップしたら、二次会プランはあるか、ない場合は二次会開催が可能かどうかをお店に確認してみましょう。ここで、また何軒か候補から外れることになります。可能であれば、お店サイドも二次会開催経験がたくさんあった方がいいでしょう。お店によっては、ビンゴの景品パックがあったり、音響設備が充実していたり、カメラマンサービスがあったり、専属のプランナーがついたりと充実したサービスを展開しているケースもあります。上手に活用して、幹事や新郎新婦の負担を軽減できるようにしましょう。そのあたりも充分考慮の上、会場使用料、設備使用料の見積もりを取ります。

お料理と飲み物のプランをチェック

披露宴よりもカジュアルなパーティーである二次会は、お料理をコースでしっかりいただきながらお酒を味わうというよりは、お酒を楽しみながらお料理をつまむという感覚の会になることがほとんどです。ですから、お酒は飲み放題プランがあった方が、ゲストに喜ばれます。お酒が飲めないゲストのことも考えて、ノンアルコールやソフトドリンクも飲み放題になっていると理想的です。でも、飲み放題にソフトドリンクが含まれていない場合は、お冷のサービスがあるかどうかを確認しておきましょう。「二次会プラン」など、最初からパックにされているケースも多くありますが、実はお料理や飲み物というのは、お店との交渉次第でかなり割引をしてもらえるということをご存知ですか？ボリュームディスカウント的なことが可能な部分ですので、遠慮せずに、しっかりとお店と交渉してみることをおすすめします。また、欲を言えばこの時、当日の急なキャンセルにも柔軟に対応してもらえるよう、あらかじめ相談しておけると当日慌てずに済むでしょう。お店によっては「当日キャンセルでもキャンセル料なしで大丈夫です」と対応してくれたり、「キャンセル料は〇割でいいですよ」と配慮してくれたりすることもあります。お店と新郎新婦との交渉は「人」と「人」の話し合いになります。誠意を持って、強気に出過ぎず、あくまで相談という形で持ち掛けてみると、お互い気持ちがよく話を進めることが可能です。「こっちは客なんだから」という姿勢ではなく、あくまでお願いする側であることを意識しながら、相談をしてみるといいかもしれません。

二次会会場を決める時期はできるだけ早く！

二次会会場を決める時期は、披露宴会場が決まったらできるだけ早くというのが鉄則です。歓送迎会時期、忘年会時期、結婚式のハイシーズンなどは続々とお店が埋まっていくもの。できるだけ自分たちの希望に適うお店で二次会を行うためには、早めはやめに動くようにしましょう。できれば5か月前、遅くとも3か月前には会場を決定しておくように準備を進めるべきです。検討をスタートしてから、実際に会場を決定するまでの期間は、1ヶ月程度見ておくといいでしょう。

レストラン、一軒家風、居酒屋…ぴったりの会場を探そう！

新郎新婦のイメージする二次会を行うには、会場選びは大きなポイント。近年、二次会会場も多様化しており、レストランや一軒家スタイルのレストラン、居酒屋やカフェとさまざまなタイプのお店が候補として考えられます。例えば授かり婚で小さな子どもも同席する場合は、他のお客さんに気兼ねなく楽しめる一軒家貸し切りスタイルのレストラン、新郎新婦の音楽好きで、ピアノの生演奏をしたい場合はピアノのあるレストラン、とにかく皆でワイワイ騒ぎたい場合は居酒屋で、仲間とお洒落な時間を楽しみたいなら素敵なカフェで…と、さまざまなスタイルを選ぶことができるでしょう。二人の希望するスタイルももちろんですが、会場選びのポイントのもうひとつの要素となるものに「ゲストの人数」も挙げられます。参加人数が多いのに、こぢんまりしたカフェで行うというのは現実的ではありません。会場の収容人数と招待するゲストの人数をしっかりと照らし合わせて、検討するようにしましょう。

会場別相場はどのくらい？

二次会の会場にも、さまざまなスタイルがあることがお分かりいただけたと思います。それでは次に、例として会場の相場を見ていきましょう。【フォーマル度の高いレストラン】 MY HUMBLE HOUSE TOKYO（マイハンブルハウストウキョウ）参照URL　http://www.myhumblehouse.jp/ アクセス便利な銀座有楽町という立地にある、ハイセンスレストラン。 80名～250名までご利用可能、ゲスト一人あたり6500円のプランをご用意しています。会場使用料55000円、ウェディングケーキ33000円、受付から入場までの30分間Welcome Drinkをサービスします（2017年8月特別プラン）。【一軒家風レストラン】一軒家レストランイタリアンダイニング ELSA 参照URL　https://r.gnavi.co.jp/plan/p274800/plan-reserve/plan/plan_list/?sc_cid=google_kg_reserve 南欧調から北欧風、書斎風と多彩な個室が揃い、最大130名までのパーティーが可能な一軒家風レストラン。ゲスト一人あたり飲み放題付きでお一人様3500円からとなっています。 30名様以上のパーティーで、新郎新婦様のお料理を無料サービスいたします(2017年7月現在)。【カフェ】 Dominique Ansel Bakery Tokyo～ドミニクアンセルベーカリートウキョウ　参照URL http://dominiqueanseljapan.com/ 表参道駅から徒歩4分、並木道をひとつ入ったところにある、行列のできるカフェ。貸し切りパーティーは17時以降可能となっており、最大80名まで収容できます。費用はゲスト一人あたり6264円。 60名様以上のご予約で400円のプチギフトを人数分プレゼント(2018年7月現在)。【居酒屋】 Grand CRu Glamorous Blue（グランクリュ　グラマラスブルー）参照URL https://www.hotpepper.jp/strJ001160666/wedding/ 横浜駅東口4分。開放的で落ち着いた雰囲気のダイニング・バー。大切な二次会は、幹事様のニーズに合わせてコース内容、演出をご提案いたします。 30名～最大100名まで収容可能、ゲストお一人様5000 円のコースは、3時間飲み放題付きとなっています。ご予約でホールケーキを無料サービスさせていただきます（2018年7月末日まで）。「会場費＋飲食代」は安いところは3500円、高くても6500円程度で二次会を開催することができるということが、ご理解いただけたと思います。「それでもちょっと厳しい」そんな時は、ぜひお店と交渉をしてみてください。二次会を開催するという大口のお客様に相談されると「ソフトドリンク代は無料でいいです」「料金は割り引けなくてもお料理の数を増やしましょう」「お料理の素材を変更して、少しお値引きさせていただきます」というように、何かしら応じてくれます。人生の晴れ舞台に、価格交渉なんて…と思われるかもしれませんが、これから長い結婚生活を送る中「お金の問題」はとても大切です。その第一歩だと思って、ダメでもともとという気持ちで交渉してみることをおすすめします。

会場決定は3か月前までに！

会場の決定は、理想的には半年前、遅くとも3か月前までにはするようにしましょう。これよりも遅くなると、ゲストにアナウンスすることもできませんし、細かく会場と相談しなくてはいけないことが進まず、二次会準備が滞ってしまいます。会場の決定はできるだけ早くした方が、準備をしやすいことを頭に置いておきましょう。

キャンセル料について気を付けるべきポイント

会場を決めると、まずは仮予約という形を取ります。この「仮予約」というのは、あくまでも「仮」。正式な予約手続きに進む際には申込書を出したり、予約金を入れたりします。キャンセル料が発生するようになるのは、この予約金を入れたタイミングというのが、一般的なようです。予約金を入れた時点で正式な予約となり、お店は貸し切りパーティーの準備を進め、他のお客様からの予約は断るようになります。つまり、お店側からすると、貸し切り予約を入れたために、他の売り上げを諦めるという形になるのです。それなのに、後になってキャンセルされたことは、お店側に不利益が生じさせます。そういった可能性がある時期から、キャンセル料を取るケースが多いようです。新郎新婦側にしてみても、できるだけ出費は抑えたいもの。キャンセル料も、できれば支払いたくありませんよね。こういった事態を避けるために、仮予約する前に「いつからキャンセル料が発生するか」をお店にしっかりと確認するようにしましょう。

幹事へのお心づけはしっかりと

自分たちの二次会のために、尽力してくれた幹事へのお心づけは必須です。「親しき仲にも礼儀あり」、自分たちのために忙しい中何度も打ち合わせをし、準備を進めてくれた幹事にはしっかりとお礼をしましょう。お礼の品を用意して渡したり、打ち上げと称して二次会後に改めてお礼のお食事会を設定したりするなど、何かしらの形で新郎新婦の感謝の気持ちを伝えるのがスタンダードです。これは新郎新婦の気持ち次第ですから、特別な決まりごとはありません。自分たちのために、忙しい中時間を作って一生懸命動いてくれた友人たちにどのようなお礼をしたら喜んでもらえるか、二人でよく考えてみましょう。そして、何かしらお礼をすることが決まったら、それが二次会後であっても「いろいろ本当にありがとう。二次会が終わって少し落ち着いたら、ゆっくりとお礼をさせてね」と事前に伝えておくようにします。この一言があるかどうかで、幹事のモチベーションも変わってきます。このように書くと「お礼の有無でモチベーションが変わるだなんて、ひどい」と感じられる方もいらっしゃるでしょう。でも、これは品物どうこうではなく、あくまで気持ちの問題です。幹事は頑張って二次会を企画しているということを新郎新婦が理解し、感謝してくれているのがきちんと伝わると、やはり張り切り方も変わって来ることは想像できるでしょう。幹事なんだから、やってくれて当たり前というスタンスではなく、きちんと感謝の気持ちを持っていることをきちんと伝えることが大切です。もう一つ、忘れてはいけないポイントは、幹事からは会費はいただかないということです。こちらの費用は会費から捻出するか、新郎新婦が出すようにします。忙しい思いをさせ、当日ほとんど飲食もできないのに会費をいただくわけにはいきません。こういった気遣いは、これからも大切な友人として関係を深めていく上で、とても大切なポイントとなります。「親しき仲にも礼儀あり」相手を思いやる気持ちを大切にすれば、自然と湧いてくる気持ちだと思いますが、挙式披露宴の準備に翻弄されてうっかりしてしまわないようにしましょう。

お店へのお心づけは「気持ち」程度でもOK

二次会会場となるお店のスタッフへは、お心づけを渡すべきなのでしょうか。お店側としてはあくまでお客様ですから、満足のいくサービスを提供するのは当たり前と考えていることでしょう。それでも、新郎新婦から「お手数をお掛けしますが、当日はどうぞよろしくお願いいたします」と気持ちでもお心づけを渡されると、やはり自分たちの努力を認めてもらえているのだと嬉しく感じるもの。忙しい時期だとは思いますが、可能であれば二次会開催よりも前に一度足を運んで、スタッフ皆で食べていただけるような菓子折りを手渡しましょう。それだけで、充分です。自分たちの結婚式二次会に関わってくれる人たちすべてに「感謝の気持ち」を持つことが、二次会成功の鍵となります。

「余裕がない」そんな時は二次会代行業者の手を借りよう

「二次会幹事」はお給料をもらうわけでもないのに、厚意だけで二次会のあらゆるとりまとめをしてくれます。そんな幹事に対して、新郎新婦はつねに感謝の気持ちを忘れずに、一緒に二次会を作り上げていかなくてはいけません。「全部自分たちに任せてよ！」と言ってくれる幹事なら、新郎新婦はノータッチでも準備を進めてくれるかもしれません。でも、細かなチェックや、最終的な決断は新郎新婦に任せたいという幹事がほとんどでしょう。時間的にも、精神的にも、そういった細かな連絡に対応しきれない…そんな時には「二次会代行業者」を活用するというのも、ひとつの方法です。それでは、二次会代行業者がどのようなことをしてくれるのかを見ていきます。二次会代行業者に申し込むと、まず専属のプランナーがついてくれます。そのプランナーが会場提案、プログラム作成、ゲスト招待状送付・出欠管理、音響・BGM作成、プログラム提案、ウェルカムボード作成などをすべて準備してくれるのです。ここで注目しておくべきポイントは、会場のラインナップ。二次会代行業者は、たくさんの結婚式二次会会場と提携しています。普通に二次会を開催しようと思うと予算的に厳しくなってしまうようなグレードのお店も、二次会代行業者が提携していると、割安な料金で借りることが可能です。自分たちが探しただけでは出てこないような候補も、二次会代行業者は持っています。また、当日はプロの司会者、カメラマン、受付スタッフを派遣してくれるので、新郎新婦は純粋に自分たちの二次会を楽しむことができるのです。スムーズで、ゲストが楽しんでくれる進行、そしてプロカメラマンによるスナップ撮影と、充実のサービスも受けることができます。

友人幹事と代行業者、それぞれの良さ

新郎新婦と親しい友人が幹事をしてくれる二次会は、友人たちの思いがたくさんこもった、あたたかな二次会となります。二人のことをよく知っているからこその演出やスピーチを、幹事は心を込めて準備しているのです。新郎新婦とともに二次会を作り上げていく作業を進める中、その絆はより深まるという話も耳にします。友人感じの良さは「新郎新婦を祝いたい」という気持ちの強さと言えるのではないでしょうか。そう考えると、二次会代行業者が行う二次会はビジネスライクなものになるのでは？と不安に感じる新郎新婦もいるかもしれません。でも、その点は心配不要です。二次会代行業者は、二次会のプロ。プロは、新郎新婦の想いに寄り添い、二人が理想とする二次会を開催する技を持っています。「業者だから」と変に距離を取らずに、どんどん相談をしていけば親身になって応えてくれますし、「忙しいからお任せで」と丸投げしてしまうスタイルでも、しっかりと素敵な二次会を行ってくれます。友人幹事、二次会代行業者、それぞれの良さがあるのです。

依頼するタイミングに違いはあるの？

それでは、二次会幹事を依頼するタイミングについて、友人幹事と二次会代行業者を比較してみましょう。友人に幹事を依頼する場合は、できれば半年前には打診をし、初回の顔合わせを行うようにします。顔合わせが済んだら、早速会場探しに取り掛かります。会場は先ほども述べた通りできれば5か月前、遅くとも3か月前には決定できるように手配しなくてはいけません。人気の会場は続々と予約で埋まっていってしまうので、早く動くに越したことはないのです。検討をスタートしてから、会場決定まで、1か月程度はかかると考えておきましょう。それに対して、二次会代行業者を利用した場合、会場選定にはどのくらいの期間が必要なのでしょうか。この点に関しては、依頼から二次会当日まで最短2週間でOKと謳っている業者も多いことからも分かるように、2、3日うちに会場を決定することが可能です。「二次会はやらないつもりでいたけれど、友人たちに言われて急にすることになった」等、事情があって急遽開催することになった場合などには、二次会代行業者は強い味方となります。期間が短くてもさすがプロ、丁寧にしっかりと仕事をしてくれますので、安心してください。結婚式や披露宴の準備に追われていると「二次会はしなくても…」なんて消極的な気持ちになるカップルも多いようです。でも、二次会には結婚式や披露宴にはない空気感があります。これは、気心知れた仲間の集いだからこそ、醸し出されるもの。そして、二次会は結婚式や披露宴には人数の都合上招待できなかった大切な友人たちに、自分の人生の伴侶を紹介する場でもあります。「きっと大変だよね」と臆することなく、ぜひ開催してみてください。友人たちも喜んでくれるでしょうし、何より新郎新婦にとって忘れられない記憶となること間違いありません。