二次会の幹事で仕事を分担する時、受付をどうするか幹事の間で意見が分かれることがあります。
幹事が受付を兼務した方がよいのか、それとも受付は別途お願いした方がよいのかまとめてみました。
結婚式二次会の受付の仕事とは
二次会の受付では出欠確認と会費集めを行います。
二次会の受付が始まると事前に用意された出席名簿と照らし合わせながら出席者の名前を確認して会費を集めます。
受付が終わったら出席者の人数と欠席者の人数を集計し、徴収した会費と人数が合っているか確認します。
受付終了後に出席者の名簿と集めた会費をどうするかは幹事によって異なります。
会費を幹事に預ける場合と受付担当者が二次会終了まで持っている場合とがあります。
結婚式二次会の幹事と受付は兼任できるの？
幹事の人数が多い場合や当日のヘルプの人数が見込める場合は、幹事の仕事の分担を工夫すると受付と兼任は可能です。
その場合は出席者リスト作りやお釣りの準備・受付ブースの設営など、受付に関する事前準備は兼任者が行うとよいですね。
また二次会準備時に幹事が立て替えたお金の明細のデータを兼任者にまとめて報告しておくのもお勧めです。
二次会の最中は幹事はお金から目が離せません。
会場でお金を預かってもらうか金庫の持ち込みができればベストですが、そうでない場合は幹事団でお金の管理をすることになります。
幹事でお金を分けて封筒に入れて肌身離さず持ってもらうことで紛失を防ぐこともできますが、大金を持っておくのは不安な幹事もいるかもしれません。
この場合は割り切って幹事・受付兼任者は二次会イベントに積極的に参加せずお金に関わる作業をするのもありです。
二次会の最中に会場へのお金の支払い・収支報告の下準備・幹事立て替え分の清算等を行うと、二次会終了時にお金の精算がある程度終わります。
新郎新婦と幹事が顔を合わせる二次会当日にある程度お金の精算と報告を行うのも一つの方法です。
結婚式二次会幹事と受付を兼任しない方がよい時は
受付と幹事を兼任すると受付時からゲスト対応を行うため、会場設営や準備の人出が減ることになります。
幹事の人数が少ない場合は受付は別にお手伝いの人にお願いし、会計業務を幹事が行いましょう。
幹事と受付を兼任する場合でも、ゲストの人数が多い場合は受付補助でヘルプの人がいると助かりますね。
幹事と受付を兼任するかどうかは幹事の人数と仕事の分担具合によって決めるとよいですね。
