結婚式の二次会会費の設定は、多くのカップルが頭を悩ませるテーマだと言います。
自主的に決めていかなくてはいけないからこその難しさが、そこにはあります。
ここでは、結婚式の二次会会費の決め方について、誰がどうやって決めるのかを取り上げてみます。
会費は主催者が決めるもの
結婚式の二次会にも、新郎新婦が主催するもの、新郎新婦の友人が主催するもの（新郎新婦が依頼した幹事が主催するもの）と、さまざまな形態があります。
新郎新婦主催の場合は、ふたりがお店を探し、さまざまな手配をするので会費も新郎新婦が設定します。
幹事にお任せする場合には、幹事がお店の候補をピックアップし、見積もりを出してお店を決定します。
会費の内訳は？
会費を決定する際、通常の飲み会のように「掛かった費用÷人数」という訳にはいきません。会費には、演出で使われる小物や景品、新郎新婦がお見送りの際に渡すプチギフトなどの費用も入っています。
それだけでなく、多くの場合は新郎新婦と幹事の会費も、その中から捻出するのが一般的です。
また、急なキャンセルも見積もって算出しますので、会場飲食代プラス1000円～2000円前後で組まれるケースが多いようです。
会費を抑えるコツ
結婚式、披露宴に続き二次会にも出席してくれる方にとって、二次会の会費は安ければありがたいというのが正直なところではないでしょうか。他の参加者にとっても、費用は安いほうが助かるものです。
では、経費節減にはどのようなことができるでしょうか。
例えば、あらかじめ「結婚式二次会プラン」が設定されているお店を使うというのも、ひとつの方法です。お店によって、飲食プラスケーキ代や演出で使う設備やカメラマン費用も含まれているなど、さまざまな設定があります。
よく比較検討して、上手にお店を探しましょう。
プチギフトや景品も、最近はインターネットショップなど専門のお店もありますよ。大量注文となりますから、ボリュームディスカウントの利くお店で購入することも大切なポイント。しっかりチェックするようにしましょう。
しっかり計算していたのに！予算が足りなくなったらどうする？
幹事と新郎新婦できちんと相談を重ねて企画し、しっかりと予算を計算していても予算が足りなくなってしまうことがあります。
二次会の費用は、大部分をゲストの会費でまかなえるように予算を組むのが一般的です。しかし、準備を進めているうちに細々とした出費が増えて、当日を待たずに予算が足りなくなることも多いでしょう。
また、当日にはゲストの急なキャンセルで予定していた会費が集まらないことも少なくありません。
出欠が曖昧だったゲストが連絡なしに来場する可能性もあるため、結果的に会費でいくら集められるのかは当日になるまでわかりません。
したがって、二次会当日の受付・会計は慎重に、的確にこなす必要があります。
ここでは、二次会以前と当日に分けて、予算が足りなくなってしまったときの対処法をご紹介します。
当日までに予算が足りなくなってしまった場合
二次会の費用は、会場に支払う分、内容や演出に使う分に分かれます。二次会当日までに時間があり、変更可能な場合は、これらを見直すことで出費を抑えることができます。
＜会場に支払う費用の見直し＞
・会場使用料、設備使用料
会場使用料はほとんどの場合、値引きができません。
ゲストの人数によって小さな会場を選ぶほか、駅から少し外れたところであれば、会場費が抑えられることもあります。
また、会場の設備を使わず、外部から機材をレンタルすることで費用が抑えられる場合もあります。
・飲食代、ケーキ代
当日出される食事やケーキのランクを下げることによって、費用を抑えることも可能です。ただし、二次会の食事やケーキはゲストが重要視するポイントでもありますので、ランクを下げすぎると会費に見合わず不満が出てしまうこともあるため注意が必要です。
＜内容や演出に使う費用の見直し＞
・演出機材のレンタル料
新郎新婦のこだわりで会場以外の演出機材をレンタルする予定がある場合、その演出が本当に必要か再度検討してみるのもよいでしょう。
思いつきであれもこれもと計画すると不要な出費が増える一方です。特殊な演出効果がなくても十分楽しむことは可能です。幹事と新郎新婦でもう一度相談してみましょう。
・ゲームの景品や宴会グッズ
二次会では、ビンゴなどゲストに景品が当たるゲームが企画されることが多いです。ひとつひとつの景品を豪華にしすぎると、当たったゲストは楽しめるかもしれませんが、それ以外の大勢のゲストから不満が出てしまう場合もあります。
景品にかかる費用を見直し、安価でも大勢のゲストに行き渡るように工夫しましょう。
また、宴会グッズも増やしすぎると細々と出費が増えてしまいます。
まだ購入していないのであれば、購入前にもう一度検討してみましょう。セット販売やネット通販を利用すると安く購入できる場合もあります。
＜見直しても削れる予算がない場合＞
会場や二次会の内容、演出を見直しても削れる予算がない場合は、新郎新婦の負担額アップを検討しましょう。
会場が用意してくれるもの以外のお花などの装飾やウエルカムボード、新郎新婦の衣装代、ゲストに渡すプチギフトなど、「新郎新婦のためだけにかかる費用」や「ゲストに対してのお礼・おもてなしの費用」は基本的には新郎新婦が負担することが多いです。
これ以外にも、ゲストからの会費でまかなえない、足りなくなってしまった予算分は、新郎新婦が負担することがほとんどです。
当日になって予算が足りなくなってしまった場合
上述の通り、二次会は当日のキャンセルもよく起こり、当日になってみないと会費でいくらぐらい集められるか正確にはわかりません。
また、予算段階での計算ミスなどで、当日になって予算が足りないとわかることもあります。
この場合は、新郎新婦もしくは幹事が不足分を負担することになります。どれだけ綿密に企画、準備を進めて予算に余裕があったとしても、結果的に赤字になってしまうことも考えられます。どちらが負担するか曖昧にしていると、トラブルに発展することもありますので、あらかじめきちんと決めておきましょう。
＜新郎新婦が負担する＞
二次会の主催が新郎新婦の場合は、自分たちで不足分を負担することが多いです。
結婚の報告とゲストに対する感謝やおもてなしの色が強い場合、あるいは新郎新婦の希望を詰め込んだ二次会では新郎新婦が負担するのが一般的です。
＜幹事が負担する＞
二次会の主催が幹事の場合、予算の組み立ても含めて幹事が責任をとることもあります。幹事が中心となって、ゲストと一緒に結婚の祝福をするという意味合いが強い二次会ではこのパターンが多いです。
しかし最近は、新郎新婦からお願いをして幹事をしてもらうことがほとんどですので、幹事が不足分を全額負担することは、ほとんどありません。
もし会費が余ってしまったら？
二次会の会費は当日のゲストのキャンセルなどを見越して、少し高めに設定されていることが多いです。そのため、予定していたゲストがきちんと出席すると集まった会費が余ることもあります。
余った会費のおすすめの使い方を4つご紹介します。
新郎新婦が受け取る
二次会の会費は、ゲストから新郎新婦へのお祝いのお金です。そのため、余った会費は新郎新婦がすべて受け取るのが自然だという考え方です。
二次会では、ゲストへのおもてなしのために少なからず新郎新婦が費用を負担していることが多いです。余った会費を受け取ることで、新郎新婦の負担額が減らせます。
これを新生活に充てる資金にするのもよいでしょう。
幹事のお礼にする
幹事を引き受けると、企画や予算の組み立てや打ち合わせなど、事前準備の段階からさまざまな仕事をこなさなくてはいけません。また二次会中はゲストへの気遣いや新郎新婦への伝達、会場とのやり取りでほとんど食事が取れないこともあります。
幹事の仕事への労いも含めて、余った会費はお車代やお礼にする場合も多いです。
新郎新婦と幹事の「お疲れ様会」に使う
新郎新婦と幹事で協力して二次会を運営した場合は、後日「お疲れ様会」の費用にすることも多いです。二次会の企画から当日の運営まで、長い期間一緒に頑張ったご褒美として、少人数でゆっくりと食事をするのもよいでしょう。
三次会の足しにする
余った会費を三次会の費用の足しにするというのもおすすめです。
二次会に参加しているゲスト全員が三次会に参加するわけではありませんが、新郎新婦へのお祝いのために使われるのであれば不満はないと感じる方も多いです。
二次会の予算管理を怠るとトラブルの原因に！
いくら仲の良い間柄であっても、金銭のやり取りは慎重に、繊細に行う必要があります。大したことはないと思っていても、後から問題が大きくなって人間関係のトラブルに発展してしまうこともあります。
実際に、二次会で幹事を頼んだ友人と金銭関係で問題が起こり、連絡が取れなくなってしまったという方もいらっしゃいます。
企画段階からきちんと予算組みを行い、当日も受付や会計など予算管理は絶対に目を離さず、的確に金銭のやり取りを行わなくてはいけません。
そのため幹事を頼むのも、必ず信頼できる人を選ぶ必要があります。
二次会当日は、急なゲストのキャンセルだけでなく、出欠の曖昧だった友人が突然現れることもあります。また、会費とは別にご祝儀を渡されることも考えられます。
このような、急な来客やご祝儀があった場合にどうするかなど、イレギュラーも想定して新郎新婦と幹事で明確な取り決めをしておきましょう。
結婚式や披露宴と違い、自分たちで決めたことが会費に直結してしまう難しさが、二次会にはあります。
みんなが気持ちよく参加できるよう、楽しく工夫しながら当日を迎えたいですね。
