「家族だけの結婚式」「フォトウエディング」「海外挙式」などが主流となりつつある昨今、結婚式の二次会が新郎新婦にとっての本番！ということもあるようです。
でも、新郎新婦から幹事を引き受けたけれど、何をどうすればよいのかわからないという人や、そもそも幹事を引き受けてくれる人がなかなか見つからないという場合も。
今回は、こんなときの心強い味方である「結婚式二次会の幹事代行サービス」についてご紹介します。依頼の流れや費用面など、一番気になることに関しても併せてまとめますので、ぜひ参考にしてくださいね。
結婚式二次会の幹事代行サービスとは？
幹事代行サービスとは、文字通り、結婚式の二次会の企画から当日の運営に至るまでを代行してくれるプランニング業者です。
結婚式二次会のプランニングに特化しているため、華やかで盛大な時間を演出してくれます。
派手婚で有名な名古屋が発祥で、2003年ころから始まったこのサービスは、今では口コミなどを通じて全国の主要都市に広がっています。
二次会のためだけに友人・知人に負担をかけたくないという新郎新婦や、二次会にはこだわりをふんだんに盛り込みたいという新郎新婦が多く利用しています。
幹事代行サービスを利用するメリット・デメリット
幹事代行サービスを利用する場合、新郎新婦が得られるメリットやデメリットは次の通りです。
メリット
・友人や知人へ幹事を依頼する手間が省ける
・幹事役に指名された人の負担が大幅に減る
・式次第のテンプレートがおおむね出来上がっているので、スムーズに進行できる
・ゲストに対して失礼のないように対応してもらえる
・新郎新婦の希望をどんどん取り入れてもらえる
・二次会当日も、臨機応変に対応してもらえるため混乱が生じにくい
デメリット
・手作りでアットホームというイメージからは、かけ離れてしまう
・飲食代のほかプランニング料金がかかるため、招待客が少なければ割高になる
・幹事代行サービスに依頼すると、コンプライアンスの問題からできない演出もある
手軽だという反面、アットホームさが薄れてしまうということと、飲食代や会場代のほかにプランニングのための費用が発生するため、割高になってしまうことを念頭に置きましょう。
幹事代行サービスの利用にかかる費用
幹事代行サービスの利用にかかる費用は、どのくらいなのでしょうか。
多々ある幹事代行サービスの料金設定はそれぞれで、地域などによっても大きく変わります。
「プランニングサービス料＋飲食代＋α（会場費や景品代など）＝二次会総額」
このような料金設定と見込んでおくといいでしょう。
しかし、これだけを切り取ってしまうと「割高になりそう…」と不安に思われる方もいるかもしれませんね。
一般的な幹事代行サービスの場合、「出席者の会費制」を念頭に置き、一人当たりの会費の目安を6,000～8,000円程度に絞ってプランを設定しています。
新郎新婦の支出は、二次会総額と出席者の会費の差額となりますが、会費の設定によって会費のみで運営することも可能です。
ただし、「高額な会費負担をお願いするのは避けたい」「新郎新婦側の支出も抑えたい」という場合も出てくるでしょう。こんな場合は、会場選定や日取り、飲食内容の見直しなどである程度の支出を抑えることができます。
また、出席してくれる人を増やすことも検討してみましょう。
このような相談も二次会代行サービスなら親身になって応じてくれるので安心です。
会費制の負担額を抑えたい場合、新郎新婦の持ち出し支出が発生する場合がありますが、新郎新婦の負担額は「7～8万円程度から」と見込んでおくと、会費の目安も作りやすいのではないでしょうか。
幹事代行サービスを利用した場合の準備の流れ
幹事代行サービスを利用したいけれど、どのようにしたらいい？準備物はあるの？と不安に思うこともあるでしょう。
細かい手順については各サービス会社によって異なりますが、一般的な幹事代行サービス利用の流れなどを以下のようにまとめました。
1.無料相談予約
2.ショールームなどで面談→申し込み
3.打ち合わせ（メールや電話など）
4.二次会当日
すでに二次会の会場が決まっているという場合でも、幹事代行サービスは利用することができるのでご安心ください。
二次会の準備を進める中で、新郎新婦に決定権がゆだねられている事案に関しては、メールや電話などで打ち合わせを行うのみとする会社が多いので、自分の時間でゆっくり検討しながら進めることができます。
新郎新婦が準備すべきもの
申し込みを済ませ、二次会の会場が決まった場合、新郎新婦が行うべきことは以下の二点です。
・ゲストの選定とリスト作成
・ゲストへの二次会出席への案内
ゲストへの案内は、新郎新婦の都合に合わせた方法をとることが一番ですが、会費などのお知らせをしなければいけないため、案内状を作成し、手渡しや郵送することをおすすめします。
いつから準備をするのがベスト？
会場と人数の関係もあるので、招待客をあらかじめ決めておいてから申し込みをすることを、おすすめします。暫定的でも人数が決まっていれば、紹介してもらえる会場のバリエーションが広がるからです。
また、できるだけ二次会開催日の半年前から動き始めることをおすすめします。
人気の会場で行いたい、ゲストの取捨選択はしたくない（呼びたい人は全員参加してほしい）、巷で話題の料理をふるまいたいなどという場合はなおさらです。
規模が大きい二次会を行う場合も、半年前から準備を始めるべきでしょう。
ギリギリの場合でも、二次会代行業者が行うプランニングはある程度テンプレート化できているため対応可能ですが、遅くとも二次会開催日の10日前までには申し込みましょう。
ここをチェック！幹事代行サービスを探すときのポイント
幹事代行サービスを利用する場合、申し込みの前にチェックしておきたいポイントがあります。こういったポイントを確認しておかないと、打ち合わせの段階でプランナーと新郎新婦との間で行き違いが起こり、キャンセル問題に発展することもまれにみられます。
また、二次会当日は、ゲストに「来てよかった」と思ってもらえる時間にしなくてはいけません。仕切り役となる代行サービスの対応が悪かったら、すべてが台無しになってしまいますので、申し込み前の段階で新郎新婦はきちんと見極めましょう。
ここからは、幹事代行サービスを探すときのポイントについてまとめていきます。
新郎新婦の質問に丁寧に答えてくれるか
新郎新婦は挙式の打ち合わせや、両家との話のすり合わせ、新婚生活を軌道に乗せることなど、考えなければいけないことが山ほどあります。
そんな中、二次会は初めてのことだからこそ「わからないことだらけ」、これは当たり前です。
また、二次会の運営に関していろいろな質問が生まれるはずですし、不安に思うことだって次々に沸き上がるのではないでしょうか。これは、ゲストを満足させたいという気持ちから生まれることで、とても自然なことです。
そういった場合に、新郎新婦の質問に丁寧に答えてくれる幹事代行サービスであれば、信頼できるでしょう。
メール・電話の対応が丁寧か
「二次会」というライトな集まりでも、幹事代行サービスにとって新郎新婦は大事なクライアントになります。「メールや電話だけで打ち合わせ可能」としても、友達とSNS上で会話をするような感覚で打ち合わせされては、不安に思うことでしょう。
新郎新婦は、ゲストをおもてなしする立場にもなるため、メールや電話の対応に不安を覚える会社に二次会の仕切りをお任せするのは避けることをおすすめします。
申し込み前の相談会の時点で、「話し方がフランクすぎる」「メールがおざなりすぎる」などと思った場合は、避けた方がよいかもしれません。
清潔感のあるプランナーか
新郎新婦は、「結婚式」に対するあこがれや、一人でも多くの人に祝福してもらうための二次会へのイメージなど、結婚情報雑誌やメディアなどを通じて膨らませています。
しかし、それを打ち砕いてしまうようなプランナーであれば、どうでしょうか。
派手な服装や、厳かな結婚式とはかけ離れた感じの化粧、明らかに接客とはかけ離れた身なりのプランナーが在籍する幹事代行サービスは避けたほうが安心です。
もちろん、ビジネスマナーがなっていないプランナーに二次会を託すことはおすすめできません。
プランナーの身だしなみにおいて、髪の毛が整っていない、不潔な感じがするというように清潔感に欠けているという場合も、いったん申し込みを保留すべきでしょう。
二次会は新郎新婦が祝福してもらうための場でもあり、ゲストへ感謝の気持ちを伝える場でもあります。また、新たな出会いが生まれる場としても提供したいと考えることだってあるでしょう。
それをお手伝いしてくれる幹事代行サービスは便利ですが、安心して二次会を任せられる会社を選びましょう。メリットやデメリットなども考慮しながら、新郎新婦にとって信頼できる会社を見つけることが大切です。
