友人に結婚式二次会の幹事を頼む方は多いですよね。
ですが、任せっきりにしていませんか？
幹事は「新郎新婦の希望に沿ったパーティーを企画したい！」と考えています。
主役の二人の意見を反映させるために、コミュニケーションは欠かせません。
もちろん丸投げはNG！！！
結婚式二次会の計画を進める前に、幹事に伝えておくべきことをまとめました。
笑顔あふれるパーティーにするため、綿密な計画を立てましょう。
結婚式二次会の大枠を決めよう！
しあわせな二人を祝うために結婚式二次会を開きます。
基礎を決めておけば、幹事もスムーズに準備を進めることが出来ます。
まずは、結婚式二次会の基礎部分を固めましょう。
「日程・ゲスト・コンセプト」この3点は早めに伝えておきたいポイントです。
ポイント①日付と時間
結婚式のあとに行いたいですか？
それなら、午後や夕方からスタートすることになりますね。
結婚式とは別の日を希望していますか？
午前中に受付開始にしても良いかもしれません。
パーティー自体は2時間程度が目安です。
結婚式二次会を開きたい日程を決めましょう。
第一希望から第三希望までまとめておくといいですよ。
ポイント②招待客
結婚式二次会に招待する人数をおおまかに設定しましょう。
平均は30～50名程度と言われています。
ゲストの人数によって、ベストな会場の広さが変わってきます。
また、仲の良い友人だけを集めるのか、職場の上司・先輩も呼ぶのか、という点も重要です。
カジュアルで良ければ居酒屋も選択肢に入ってきます。
ですが、年長者も居るのであれば、多少きっちりとした会場を借りるほうが好印象です。
ポイント③テーマ
結婚式二次会の全体の雰囲気はどうしたいですか？
歓談メインのパーティーにしたいのか、演出がたくさんのパーティーにしたいのか、方向性が異なります。
少人数で落ち着いた進行が希望なら、コース料理で着席形式がベターでしょう。
余興も行いたいのなら、ビュッフェの立席形式が向いています。
メニュー内容も、年齢層によって和・洋・中で好まれる種類は異なります。
また、NG演出もあればまとめておきます。
「恥ずかしいからショートムービーは無しで」という新婦もいます。
演出の内容が変わってきますので、コンセプトを決めておきましょう。
結婚式二次会の準備を進めよう！
幹事が決まったなら、さらに詳細を詰めていきます。
行き違いが起こらないように、細かい部分まで情報共有しましょう。
「役割・予定・連絡」について新郎新婦が前もって設定しておけば、スムーズに取り組めます。
「大体決めたんだけど、こんな感じでいいかな？」と幹事に確認を取ります。
初めて幹事をする友人にとっても、不安なく進めることができるでしょう。
忙しい中手伝ってくれる友人達にすべてをお任せするのは、おすすめできません。
幹事に大きな負担をかけないため、ひとつひとつ聞きながら予定を調整するのがおすすめです。
ポイント④役割分担
幹事が担当する仕事をリストアップしましょう。
結婚式二次会の準備はやらなければいけないことがたくさんあります。
新郎新婦は「幹事がやると思ってた。」
幹事は「新郎新婦がやると思ってた。」なんてことになるかも…。
「言わなくても分かるでしょう。」と思わずに、具体的に計画に落とし込みます。
幹事は複数人だと思うので、名指しで指示出しをするのが良いですね。
例えば、
- 会場をピックアップするのは幹事〇〇くん、最終決定は新郎新婦
- プチギフトを選ぶのは新婦、購入は幹事△△さん
- テーブルの装花の選定は幹事□□さん
という具合です。
あわせて、司会や受付も幹事が担当するのか話し合いましょう。
すれ違いや漏れがあると、パーティー直前にバタバタしてしまいますよ。
ポイント⑤スケジュール
一般的に、結婚式二次会の計画を立て始めるのは5ヶ月前です。
パーティー当日から逆算して、何日までに何を行うのかをしっかり調整します。
結婚式二次会の準備以外にも仕事やプライベートがありますから、予定がずれ込む場合も。
余裕を持ったスケジュールにしましょう。
具体的には、
- 会場を決定するのは4ヶ月前の△月△日まで
- 招待客の出欠確認が2ヶ月前の□月□日まで
- 備品を買いに行くのは3週間前の◯月◯日まで
などです。
「まだ大丈夫でしょう。」と思っていると、結局間に合わなかったということになりかねません。
せっかくの楽しいパーティーですから、買い忘れやアイテム不足は避けたいですよね。
ポイント⑥連絡頻度
結婚式二次会には、計画を変更しなければいけない場合があります。
- 招待客の人数が大幅に変更した
- ゲストが余興をしたいと言い出した
- プチギフトの納品が遅れるらしい
このような不測の事態でも、こまめに連絡を取っておけば大きなダメージにはなりません。
会社と同じで、報連相（報告・連絡・相談）が大事ですね。
毎週土曜日に状況報告をする、1ヶ月に1回は集まって相談をする、などのルールも決めておくといいですよ。
まとめ
結婚式二次会では幹事との打ち合わせがマスト。
最初に新郎新婦側で決めておきたいことは、「日程・ゲスト・コンセプト」です。
この基礎部分は主役のふたりで、しっかり話し合いましょう。
幹事が合流する際に伝えておくべき事項は「役割・予定・連絡」です。
無理の無い範囲で迅速に進められるよう、計画します。
コミュニケーションを深め、全員が楽しめる結婚式二次会を演出しましょう。
