結婚式二次会の受付に選ばれたら、不安になりますよね。
「参加者リストにチェックしていくだけ？」
「準備するものはある？」
「初めてだから、成功させるために注意点が知りたい。」
と考えるあなたのために、受付のコツをまとめました。
全体の流れや、必要な持ち物・打ち合わせで確認しておきたい点を紹介します。
スムーズに対応し、結婚式二次会への期待をふくらませましょう。
結婚式二次会の受付は何をするの？
結婚式二次会の受付には、主に5つの仕事があります。
流れを確認しましょう。
- ゲストにお名前を聞く
- 出席簿にチェック
- 会費のお預かり
- チェキ撮影・手荷物のお預かり
- 会場へご案内
ゲストの人数にもよりますが、おおよそ3〜4人で対応します。
男女に決まりはないですが、女性のほうが割合としては高いようです。
冬には、コートを預かる係が必要です。
受付担当に選ばれたなら、他の人や幹事・新郎新婦と打ち合わせをしっかり行いましょう。
結婚式二次会の受付に必要な持ち物
受付を行う当日に、持っていったほうがよいアイテムを紹介します。
誰が持ち込むのか、会場が用意してくれるのかチェックしてくださいね。
直前にバタバタしないよう、相談しましょう。
①出席簿
参加者のリストは必須アイテム。
あいうえお順のほうが調べやすいです。
幹事や新郎新婦が作成する場合があります。
早めに形式を情報共有したほうが、お互いに効率的です。
名前はひらがなで記載し、備考欄を設けるとベター。
また、飛び入り参加があるかもしれないので、2〜3人分空白にしておくと良いです。
もし参加人数が多いようであれば、新郎新婦または男女別で名簿を分けるのがおすすめです。
②筆記用具
リストのチェック用にボールペンや赤ペンが要ります。
蛍光色マーカーもあると便利です。
念の為、電卓も持っていきましょう。
もしチェキにメッセージを記入してもらうなら、専用のペンも準備しておきましょう。
③お釣り
会費の支払いには、ぴったり持ってくる人ばかりではありません。
千円札、五千円札、小銭を用意しましょう。
あと、意外とあると喜ばれるのがスポンジです。
コンビニやスーパーにある、指を濡らすためのアイテムですね。
「事務用スポンジ」「事務用海綿」と呼ばれるものです。
お札を触っていると、手が乾燥してきます。
お釣りを渡す際や数える際、舌でぺろっと舐めるのは控えたほうが良いです。
④集金箱
結婚式二次会会費を収納しておくボックスが必要です。
鍵のかかる小型タイプが◎。
お釣り用とは別に準備しましょう。
封筒でやり取りする方もいますが、出し入れが大変なのでおすすめしません。
会場に用意がある場合もあるので確認しておきましょう。
担当者は受付が終わり次第、幹事または新郎新婦に渡します。
受付前の打ち合わせが重要！
受付係は、当日大勢を短時間で対応しなければいけません。
スムーズに会場へ案内出来るよう、受付は3〜4人は欲しいところです。
役割分担や細かい部分まで話しておきたいポイントを6点挙げます。
①誰が何をするの？
以下のように、役割分担を決めておきましょう。
・リストにチェックを入れる人
・会費担当
・チェキ撮影係
・荷物預かり（またはクロークの案内）
名簿に印をつける際は、間違えないように気を付けましょう。
混乱の元になります。お名前を復唱しながらチェックすると◎。
②受付はどこ？
結婚式二次会の受付を行う場所どこでしょうか。
広めの会場であれば、専用の場所が用意されていることも。
しかし、小規模の店舗であれば入り口付近にテーブルを置いてセッティングしましょう。
ウェルカムボードは受付担当が設置する場合もあります。
建物内目立つ場所、そしてパーティー会場の案内をしやすいところが良いですね。
ゲストにメッセージを書いてもらう演出があるなら、その分のスペースも確保します。
あわせて、受付でよく聞かれるクロークやコインロッカー、お手洗いや喫煙所の場所も知っておきましょう。
③対応時間はいつまで？
一般的に、結婚式二次会が始まると受付は終了します。
ゲストが遅れてくるケースもあるので、開演後しばらくは開けておくのがおすすめです。
受付クローズ後でも、30分あれば充分でしょう。
何時まで受付を行うのか、幹事や会場スタッフに確認しましょう。
また、パーティー開始後に受付を再開する場合は司会者からアナウンスをお願いしましょう。
④飛び入り参加はどうする？
まれに、参加者リストに載っていない方が来る場合もあります。
そんなときはどうしたらよいか、幹事や新郎新婦に聞いておきましょう。
着席のコース料理形式であれば、食事や席の用意をしなければいけません。
当日慌てないように、対応をどうするかあらかじめ決めましょう。
⑤ゲストに渡すものはある？
受付時に渡したいアイテムはありますか。
例えば、ビンゴゲームのカードや、クラッカー、座席表など。
受付時に手渡すのか、テーブルに用意されているのかチェックします。
会場内でウェルカムドリンク担当がいるのか、セルフなのかも伝えたいところですね。
⑥会費の保管は？
受付で最も気を使わなければいけないのは、お金です。
人数によっては、かなりの高額になります。
集金したあと、どうするかを話し合いましょう。
- 幹事に渡す
- 会場に預ける
集計は受付担当が行うのかも確認します。
合計受付人数、性別ごとの人数、合計金額を計算します。
大きなトラブルになる可能性もあるので、細心の注意を払いましょう。
まとめ
結婚式二次会の受付を担当することになったあなたへ、要点をまとめました。
まず、ゲストのお名前を聞き、リストに印を付け、お金を預かります。
パーティーの演出次第で、撮影やカード記入を促し、会場へご案内。
受付は結婚式二次会の顔です。
ゲストのワクワク感を高めるため、笑顔で丁寧に接しましょう。
幹事や新郎・新婦との打ち合わせはしっかりと行ってくださいね。
会費の管理に関しては、特に用心します。
トラブルを避け、楽しい結婚式二次会を過ごしましょう。
