結婚式二次会幹事マニュアル (受付名簿作成)

結婚式二次会幹事マニュアル (受付名簿作成)

結婚式二次会の幹事さんは、パーティー当日たくさんの仕事をこなさなければなりません。

そして、何よりも幹事の仕事が難しい要因は、パーティー当日、【貸切時間内】で全てのプログラムを進行しなければならない点です。

しかし、必ずと言っていいほど【イレギュラー】は起こります。

そのイレギュラーに対応するためには、しっかりと【事前準備】を行っておく必要があります。

今回は、その中で、地味だけど効果的な準備についてお教えします!

受付を制するものは二次会を制する!

受付の仕事はとても重要です。

受付の質を高めることで

・ゲストをワクワクさせて、パーティーを盛上げる下地を作れる!

・受付時間を短く済ませて、プログラムに余裕を持たせられる

・参加人数や会費の管理がしっかり出来ているとトラブルのリスクを減らせる

などの効果が生まれます。

受付は名簿が命

受付をいかにスムーズに行えるかは、【受付名簿】の作り方にかかっています。

受付名簿とは

参加予定者を一覧にして、来場のチェック(会費徴収)を記したり、後から会費の合計金額を確認するのに使用したり(特に、男女の会費設定が違う場合)、不参加の方を確認したりするのに使います。

この作り方が大事なのです。

受付名簿の作り方のコツ

参加者の名前が名簿の中から見つからない。。。。

参加予定人数が多ければ多いほど、参加者から名前を伺ってから名簿にチェックを入れるまでに時間がかかってしまいます。

こういったちょっとした時間のロスの蓄積が後々パーティーに影響してくるのです。

結婚式の二次会の参加者が少ない!どうしたらいい?

そこで名簿作成する時は

①男女別で名簿を作成する

②名前の順で作成する

③名前は(ひらがな)で記しておく

④(あ)(か)(さ)、、、と、行ごとに分かりやすくしておく

⑤空欄を10行は作っておく
(名前が見つからなかったら、空欄に追記して対応)

以上のように名簿を作成して下さい。

大人数の場合は(70名以上くらい)名簿を二部作成して、受付を二列で行うと良いでしょう。

男女で受付の列を分けても良いです。混合でも大丈夫です。

あとから、名簿の情報を合わせて合計を把握できます。

その他の注意点

また、受付で

新郎新婦へのプレゼント

ご祝儀

などを預かってしまい、そのやり取りで時間が押すことがあります。

紛失などのリスクもありますので、そういったものは

【歓談中に直接新郎新婦へお渡し下さい】と言ってお断りするのが懸命です。

その方が新郎新婦も喜びますので、そのように対応しましょう。

また、一度受付を締め切ってパーティーが始まった後に、来場される人もいます。

かならず、歓談中に司会者から

【まだ受付が済んでいない方は受付まで起こし下さい】とアナウンスしましょう。

 

以上が受付のコツです。

是非参考にしてみて下さい!!

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