結婚式二次会の幹事の依頼方法～人選・時期・マナー|結婚式二次会メディア

「二次会の幹事、頼まれちゃってさ」そんな話を友人から聞くと、どのような印象を持ちますか？「大変そうだな」と思う方が多いのではないでしょうか。そして実際結婚式二次会の幹事というのは、数十人ものゲストの出欠管理から、会の演出、進行まで任せられるのですから、責任重大なもの。今回は、そんな幹事を新郎新婦が依頼する際に、注意したいマナーについてご紹介します。

二次会は親しい友人に頼むのが一般的

二次会幹事は、先ほども述べた通りなかなかヘビーな仕事となります。お願いできるのは、やはり深いお付き合いをしている友人ではないでしょうか。幹事を依頼するメンバーは新郎側、新婦側それぞれ2～3名程度。「人数が多い方が一人あたりの仕事が減るのでは？」と思われるかもしれませんが、実際には話がまとまりにくくなったり、対立してしまったりすることも考えられますので、多くても6名以内に納めるようにしましょう。メンバーの中には、式や披露宴には出席してもらわない後輩を一人くらい入れておくと、当日もなにかと助かりますし、話し合いを進める中でも助かります。例えば、サークルの同期同士の結婚だったら、サークルメンバーから幹事を選び、その中に後輩を含むようにすればベストでしょう。同じコミュニティのメンバーだと、新郎新婦不在の場合でも話し合いなどがスムーズに進められるというメリットもあります。出来れば、同じコミュニティのメンバー、それが難しければ新郎新婦が責任を持って顔合わせをし、橋渡しをすることが重要です。もちろん、同じコミュニティのメンバーだとしても、正式に依頼する際には新郎新婦が顔合わせをセッティングするのが礼儀です。新郎側、新婦側の友人が幹事を行うメリットは、新郎新婦それぞれのことをよく知っているメンバー同士なので、友人ならではの目線で演出などを考えられる点にあります。ただ、初対面同士、遠慮があって話し合いが思うようにいかないケースもでてきます。そんなことになりそうな場合は、新郎側友人だけ、新婦側友人だけ、どちらかに決めて幹事を依頼するというのも一つの方法。気心の知れたメンバー同士の方が、進行しやすい部分もありますので、そのあたりは臨機応変に考えていいでしょう。

依頼すべきは「信頼できる友人」や「同僚」

基本的には、友人に依頼するようにしましょう。同級生や会社の同僚などが、理想的です。先輩や上司には、幹事の依頼はやはり失礼なもの。何かしらの役割をお願いしたい場合は、乾杯の音頭などを依頼するようにしましょう。二次会当日まで、新郎新婦と連絡を取りながら会そのものを取り仕切る幹事には、それなりのプロデュース力やMC力が必要となります。「この人なら、会を盛り上げてくれそう」という人を選ぶことも、重要なポイントです。また、出来れば自分自身が結婚式二次会を経験しているか、もしくは二次会幹事の経験がある友人をチョイスすると、どのような流れになっているかなど細かな説明を省くことが出来、合理的に準備を進めることが出来るという利点があります。幹事を依頼するのを避けた方がいいのは、どのような人でしょうか。まずは、相手の都合を考えましょう。繁忙期と重なることが分かっている友人や、育児に忙しい主婦などは、適任とは言えません。どんなに親しい友人だったとしても、そこは避けるのがマナー。相手の状況を考えて、よく検討しましょう。「この人なら」と思いきってお願いしても、さまざまな事情でお断りされることもあります。結婚式というおめでたい席ですから、出来れば引き受けたいと思うのが常。でも、どうしてもお引き受けできない―― 苦渋の選択の上、お断りしてきた友人の気持ちを考えることも大切です。結婚式関連の仕事をお願いし、断られるとつい必要以上に落ち込む方がいます。でもそれはよほどの事情があってのこと。「私の結婚式の二次会の手伝いなんて」と必要以上に落ち込むことなく、残念だけれど次にお願いする人を考えるようにしましょう。最近では、こういった悩みを解決するべく、二次会をプロデュースしてくれる専門会社もあります。それでなくても式の準備で忙しい時期、こういった業者を上手に使って、合理的かつストレスフリーに準備を進めるのもいいかも知れません。

幹事をお願いするのは半年～3ヶ月前

結婚式の幹事は、忙しいもの。でいるだけ時間的に余裕を持って依頼するのが、マナーとなります。遅くとも3ヶ月くらいの余裕を持って、依頼するようにしましょう。本来であれば、半年くらいの余裕があれば、依頼された側もしっかりと準備を整えることが出来、安心というのが正直なところです。半年前に幹事全員を決めて、早々に顔合わせとは出来なくても、まずは打診をしておいて、メンバーが決まっていればそれぞれにお知らせしておくくらいのことが出来ていていれば充分です。メンバーが決まり、それぞれのスケジュールがあったところで、新郎新婦を交えての顔合わせを行いましょう。遅くとも3ヶ月前には決めておきたいというのは、ゲストの出欠管理やお店の手配を考えると、デッドラインと言えるためです。これ以上短い期間になってしまうと、幹事を依頼された友人に多大なる負荷を掛けてしまうことになるので、注意しましょう。

依頼は出来るだけ顔を見てするべし

結婚式の二次会は、時間も手間も掛かるもの。そんな仕事をお願いするのですから、出来るだけ直接顔を見てお願いするのがマナーです。依頼したい友人に、まずは会う機会を設けてもらうことから始まります。「ランチでもどう？」という感じで、お誘いするのがスタートでいいでしょう。その席で、直接顔を見ながら「実は、お願いしたいことがあって」と切り出すのがベターでしょう。でも、お互いが忙しく、なかなかそれが実現できない場合は、まずはメールで打診をします。まずは、メールでの打診方法について、ご紹介します。【例文】「〇月〇日、結婚式をすることになり、その後の二次会の幹事をぜひ〇〇さんにお願いしたいと考えています。その時期は、お忙しいですか？まずはご予定の確認で、メールさせていただきました。正式にお引き受けいただけるなら、後日改めて直接お会いさせていただきます！」このように「正式にお願いする時には、改めてご挨拶の機会をいただけると嬉しいです」とあらかじめ伝えておくと、丁寧な印象を与えることが出来るでしょう。ラインやメールで軽くお願いしてしまうと「大変な仕事を依頼する割には、随分ライトなお願いの仕方だな」と感じさせてしまうことになります。それは、マイナスなイメージにつながるもの。負担の大きな仕事を依頼する以上、礼儀は大切にすることが大切です。メールでも、礼を尽くしていれば許される部分もありますが、やはり本当は依頼する時には直接顔を見てお願いした方がいいでしょう。

どこまでが幹事の仕事かはっきりさせる

幹事を立てるとしても、二次会のすべてを幹事に丸投げするのは好ましくありません。例えば、会場決めやプログラムの草案は新郎新婦が行い、そこから先の細かな実務的作業を幹事に依頼するなど、仕事を細分化し、担当者を決めておくといいでしょう。「演出は幹事が面白いと思うアイデアを入れて欲しい」など、リクエストがある場合も、出来るだけ分かりやすく細かくお願いします。漠然とした依頼が、幹事にとって一番困るもの。出来るだけ具体的にイメージを伝えることは、新郎新婦の理想とする二次会に近づくというメリットと同時に、幹事の仕事を減らすことにもつながるのです。

お礼は5000円程度のものを

幹事の仕事は、本当に大変なもの。それを、ふたりのために引き受けてくれた幹事には、きちんとお礼をすることが大切です。まず、幹事から参加費はいただかないようにしましょう。その上で、5000円程度のお礼の品を贈るのが一般的なお礼の仕方になります。この時、どのようなものを贈ればいいのか迷う新郎新婦も多いようですが、プレゼントを買いに行く余裕がない場合は、二次会の後に打ち上げパーティという形で新居に招いてご馳走をしたり、ギフト券などの金券にするという方法もいいでしょう。「金券なんて、味気ない」と感じられる方も多いかもしれませんが、いただくと嬉しいもの。お礼の品を選ぶのに時間を割くよりも、二次会のプログラムについて考えた方がよほど建設的なのです。

友人に負荷を掛けない「二次会代行サービス」という選択

二次会の幹事という大仕事が残っていると思うと、挙式披露宴を存分に堪能するのが難しい面もあります。「友人に、そんな負荷を掛けたくない」そう考えるカップルも、多くいます。そんなニーズに応えてくれるサービスが、最近注目の二次会代行サービスです。

二次会代行サービスに依頼するメリット

まず、友人たちの手を煩わせずに済むことが、二次会代行サービス最大のメリット。当日、忙しく動いてくれる友人の姿を見て心苦しく感じるタイプの新郎新婦には、ありがたいサービスと言えるでしょう。会場リストを持っているところもあり、想定している金額よりもお手頃な価格で会場を借りることが出来たり、自分たちが思いつかないような演出を提案してくれたりするのも、大きな魅力です。

デメリットは費用面

デメリットがあるとしたら、やはり費用面でしょう。プロの依頼するのですから、やはり費用が発生します。クオリティが高い仕事をしてくれる分、友人に依頼するよりは予算が必要なことを頭に置いておきましょう。また、お得なプランをチョイスすると演出等がすでに決められていることも。希望する演出が出来ないこともありますので「こんな二次会にしたい！」と希望がある場合は、事前に確認することが大切です。あとは、友人ならではのあたたかな目線での演出やコメントが引き出せないのが、残念に感じられる方もいらっしゃいます。自分たちにとって、何がポイントかをよく検討するようにしましょう。友人に依頼する場合でも、二次会代行サービスを利用する場合でも、時間的に余裕を持って依頼することが大切です。ふたりの思い描く二次会が実現できるよう、しっかりと検討し、準備を進めるようにしましょう。