結婚式二次会の幹事を任されて、一番頭を悩ますのが【予算】です。
幹事が集まって、様々な企画を考えて盛り上がってきた時に、必ず【予算】の問題が出てきます。
その【予算】に大きく影響するのが結婚式二次会に参加する人の【人数】です。
今回は参加人数を少しでも増やす事ができるコツをお教え致します。
参加人数と予算について
結婚式二次会の予算を考える際の基本的な考え方をまずは確認していきましょう。
参加人数は当日になってみないとわかりません。急な欠席もあれば飛び込み参加で増える事もあります。
ですので幹事は、【参加予想人数】を設定し、そこから【予算】を算出して準備を進めていきます。
まずは新郎新婦に参加予定者をリストアップしてもらう！
まず、幹事は新郎新婦に参加して欲しい人のリストの作成をお願いして下さい。
この作業が一番大事です。リストを作らずにテキトウな人数で【予算】を組んで準備を進めると後で痛い目にあいます。
しっかりとリストを作成してもらいましょう。
新郎新婦の友人・知人が集まるわけですから、新郎新婦がしっかりと【リストアップ】と【参加の声がけ】をしないことには人は集まりません。
もちろん幹事さんは【共通の友人】は積極的に声がけをしてあげると良いでしょう。しかし、あくまでも主役の新郎新婦から「是非、お会いしたいので参加して下さい！」と心を込めてお声がけする事が大事です。
そして、リストアップする際に、以下の事は気にしないでリストアップしてもらいましょう。
※最近連絡取ってないから誘いづらいなぁ・・・
➜だからこそ、このタイミングで連絡をして二次会で交友を深める事をオススメしましょう。
※学生時代も、そこまで仲良くなかったしなぁ・・・
➜共通の友人も参加するので同窓会としても楽しめるはず。是非お声がけしてあげるようにオススメしてあげましょう。
➜お声がけされて嫌な気分になる人は少ないです。参加する、しないは本人が決めてくれるので、声がけだけはしてあげるようにオススメしてあげましょう。
※家庭があるからなぁ・・
➜是非、ご家族全員をお誘いしてみてはどうかと提案してみましょう。
大事な事は人生で関わった人に出来るだけ沢山声がけする事だと思います。
久しぶりの再会がこの先の人生を豊かにしてくれる可能性もありますし、そこから参加者同士にも沢山の出会いが生まれます。
是非、新郎新婦には沢山の人をリストアップしてもらって下さい。
リストアップが出来たら新郎新婦と幹事とで【お声がけ】
リストアップが完了したら、すぐにお声がけをしましょう。
幹事と新郎新婦の共通の知り合いは幹事が手伝ってあげるとスムーズです。
直接電話で話をして二次会をお誘いすると気持ちも伝わり、参加の確立も高くなります。
声がけをしたら予算を組む！
幹事と新郎新婦である程度声がけが完了したら【確実に参加してくれる人】と【微妙な人】で分けます。
そして
【確実に参加してくれる人】×0.9＝【参加予想人数】
として準備をする事をオススメします。
当日の参加者が増える事よりも減った場合の方が幹事としてはリスクが高いです。
少なめに設定してリスクヘッジしておくことをオススメします。
例えば
【確実に参加してくれる人】➜50人
【飲食代金】➜4,000円
【会費設定】➜7,000円
の場合の予算の計算は以下のとおりです。
50（人）×0.9＝45
7,000円ー4,000円＝3,000円（上乗せ金額）
45×3,000＝135,000円
という事で13万5千円が二次会の準備で使える【予算】の予想となります。
あくまでも予測ですので実際の参加人数の増減に影響されます。
ですので、新郎新婦と幹事でしっかりと話をしながら参加予想人数を決めることが大切なのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
お声がけの際のコツと予算を決める際の注意点をお伝えしましたが、参考になりましたでしょうか。
是非、素敵な二次会になるように幹事の大役を頑張って全うしてください！
